Jakiś czas temu w tekście „Czy procesy w firmie przebiegają prawidłowo? Odpowiedź możesz sobie wy-Qlikać” napisałem o wskaźnikach w procesach, że „dobór tych wskaźników wymaga ich praktycznej, często wielomiesięcznej weryfikacji i dostosowywania do firmowej rzeczywistości, a często i do specyficznego punktu widzenia odbiorcy”, a to zaś „oznacza konieczność wielokrotnego ich korygowania”.
Dzisiaj widać, że z dwóch powodów wymaganie to staje się coraz ważniejsze.
Po pierwsze, tempo zmian w firmach rośnie. Wymuszają je coraz szybsze zmiany technologii, coraz większa zmienność produktów, coraz ostrzejsza konkurencja. Aby przetrwać na rynku, firmy muszą nieustannie zmieniać sposób działania. To oznacza ciągłe zmiany procesów.
Zdolność do samodzielnej zmiany sposobu oceny stanu procesów jest konieczna do skutecznego zarządzania procesowego.
Jeśli wskaźniki opisujące te procesy nie nadążają za ciągłymi zmianami, stają się bezużyteczne. Nie opisują już aktualnej firmowej rzeczywistości, a stan np. z początku wdrażania systemu informatycznego.
Po drugie, nawet dla stabilnych procesów biznes ciągle tworzy nowe sposoby ich kontroli. Potrzebuje nowych, zwykle coraz bardziej złożonych wskaźników. Coraz niższe marże wymuszają konieczność natychmiastowej reakcji na pierwszy sygnał o zbliżających się problemach, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości — szybkiego otoczenia zagrożonych obszarów dodatkowymi czujnikami.
Oznacza to wciąż nowe pytania dotyczące działania firmy. Jeśli dostawca IT lub lokalny zespół nie nadąża z przygotowaniem na nie odpowiedzi, biznes przestaje je zadawać i próbuje je znaleźć sam w setkach arkuszy Excel.
Dlatego zdolność do samodzielnej zmiany sposobu oceny stanu procesów jest konieczna do skutecznego zarządzania procesowego.
Przykładem niech będzie jeden z naszych klientów: firma realizująca projekty na terenie całej Polski, która od czerwca 2015 roku korzysta z elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Za sprawność tego procesu odpowiada dyrektor finansowy. Bezpośrednio po uruchomieniu obiegu elektronicznego miał on do dyspozycji uniwersalne mierniki procesowe:
- średnie i maksymalne czasy trwania procesu,
- średnie i maksymalne czasy trwania kolejnych czynności,
- liczbę zdań oczekujących na realizację na kolejnych etapach.
Co ważne, dwie osoby w firmie przeszły przez pięciodniowe szkolenie z samodzielnego tworzenia interfejsu aplikacji analitycznej.
Po pierwszych czterech tygodniach, w trakcie których pracownicy zmieniali swoje stare sposoby pracy z dokumentami, dyrektor ustalił obowiązujące w firmie normy realizacji zadań. W ciągu jednego dnia powstały nowe wskaźniki pokazujące średnie czasy procesowe, uwzględniające już nowe normy oraz sygnalizujące przekroczenia norm — np. listę pracowników, którzy więcej niż pięć dni zwlekają z opisem dokumentów oraz listę dokumentów „przeterminowanych”.
Grafika 1: Wykres obrazujący średnie czasy obiegu dokumentów. Przykład z aplikacji Qlik Sense
Grafika 2: Wykres obrazujący średnie głównych wskaźników obiegu dokumentów. Przykład z aplikacji Qlik Sense
Po kolejnym dwumiesięcznym okresie normy zostały zmniejszone, włącznie z przyjęciem, że dekretacja dokumentu, którzy przebył cały obieg powinna się odbyć w ciągu 24 godzin. Dostosowanie wskaźników procesu zajęło 10 minut.
Mimo upływu kolejnych miesięcy dyrektor co jakiś czas obserwował skokowy wzrost czasu potrzebnego kierownikom projektów na opis dokumentów. Stan ten nie poprawiał się mimo podjętych zdecydowanych działań naprawczych. Aby uzyskać bardzo dokładną kontrolę tego etapu, przygotowano statystyki tej czynności w różnych ujęciach — włącznie ze sprawdzeniem, czy wydłużony czas opisu jest związany z jakimś kierownikiem, projektem, typem dokumentu czy dostawcą, jak również z dniem tygodnia czy miejscem rejestracji.
Okazało się, że wszystkie wymienione tu zmiany wskaźników, dostosowujące je do bieżących potrzeb dyrektora wykonali samodzielnie przeszkoleni pracownicy, bez wsparcia konsultantów zewnętrznych.
To pokazuje, że możemy nadążać za zmianami. Zmianami procesów i zmiennymi potrzebami biznesu. Współczesne narzędzia BI pozwalają na coraz większą samodzielność użytkowników biznesowych. Firmy nie chcą i już nie muszą płacić dostawcom IT za każdorazowe przeprogramowanie zestawu wskaźników.
Zróbmy sobie to sami.
Czytaj też: Jak w zarządzaniu pomagają narzędzi BI?
Starszy konsultant i brand manager rozwiązań Qlik w Macrologic SA. Wieloletni praktyk IT zajmujący się wsparciem sprzedaży i projektów wdrożeniowych z zakresu zarządzania produkcją oraz Businnes Intelligence. Specjalizuje się w analityce biznesowej przy wykorzystywaniu narzędzi Qlik.
