System ERP — w skrócie jest to narzędzie do planowania i zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Podstawowy cel takiego oprogramowania — niezależnie, czy jest to ERP tradycyjny, czyli modułowy, czy też procesowy, integrujący wszystkie działania w ramach konkretnych procesów w firmie — jest taki sam: ma usprawnić codzienne działania operacyjne i zwiększyć efektywność całej firmy. Ale to właśnie budowa tych systemów określa ich różnice i możliwości.

Procesowość kontra modułowość

ERP procesowy to nowoczesny, inteligentny system wspierający obsługę procesów, jakie realizowane są w przedsiębiorstwie. Dla osoby zarządzającej zastosowanie takiego rozwiązania oznacza, że w każdym momencie ma ona dostęp do informacji o tym, co aktualnie dzieje się w firmie, kto odpowiada za dany proces, na jakim jest on etapie, gdzie są ewentualne trudności w jego realizacji. Niezależnie, czy dotyczy to finansów, sprzedaży, zamówień etc.

Przez to, że wszystkie czynności w procesach są monitorowane i stanowią źródło analiz, ERP staje się kopalnią wiedzy o tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie.

Z kolei pracownik, użytkując system działający w sposób procesowy, jest niemal „prowadzony za rękę” przez zadania, które ma wykonać. Bo dzięki narzędziu graficznemu działającemu w oparciu o notację BPMN — w którym procesy są definiowane w czytelny i zrozumiały dla użytkowników sposób — widzi przebieg danego procesu, swoją rolę w nim i zadania z nią związane. Użytkownicy inicjują procesy, gdy wystąpi odpowiednie zdarzenie i otrzymują kolejne zadania wynikające z procesów.

W tradycyjnym, opartym na modułach systemie ERP procesy realizowane w firmie nie są zaimplementowane. To użytkownicy muszą pamiętać, jak one przebiegają, kto i w jakiej kolejności powinien uzupełniać dane w systemie. W efekcie może się okazać, że zadanie będzie realizowane inaczej niż założono w opisie procesu. Pracę utrudnia też to, że opisy procesów i procedur są zapisywane często w różnych miejscach i w różnej formie, co skutkuje problemami z uzyskaniem wiedzy na ich temat oraz z prawidłową ich realizacją.

Modułowość oprogramowania nie pozwala osobom zarządzającym na stałe „śledzenie” tego, co dzieje się aktualnie w firmie. Mówiąc obrazowo, szef nie ma możliwości „z lotu ptaka” zobaczyć całości organizacji i przebiegających w niej procesów.

Sprawne wdrożenia i krótszy czas realizacji zadań

Dużym ułatwieniem dla firm, które dopiero rozpoczynają pracę z procesowym ERP jest fakt, że w systemie jest już „wszytych” ok. 200 predefiniowanych procesów, które mogą być od razu zastosowane w codziennej pracy organizacji. Dzięki temu czas uruchomienia rozwiązania jest krótszy. Oczywiście każdy z tych procesów może być też zmodyfikowany pod specjalne, indywidualne potrzeby firmy. Co istotne, od momentu zatwierdzenia procesów uczestnicy zaczynają pracować w nowy sposób. A implementacja zmian w systemie nie wymaga zaawansowanej wiedzy informatycznej. Najczęściej wystarcza krótkie przeszkolenie.

W tradycyjnym, opartym na modułach systemie ERP procesy realizowane w firmie nie są zaimplementowane. To użytkownicy muszą pamiętać, jak one przebiegają, kto i w jakiej kolejności powinien uzupełniać dane w systemie.

Przez to, że wszystkie czynności w procesach są monitorowane i stanowią źródło analiz, ERP staje się kopalnią wiedzy o tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Skuteczna analiza pozwala bowiem wyciągać wnioski dotyczące czasu, sprawności i rozłożenia prac w organizacji. Dzięki temu łatwiej też doskonalić i optymalizować realizowane w firmie procesy.

Dostosowanie tradycyjnego ERP do danego przedsiębiorstwa jest dużo bardziej złożone i wymaga szczegółowych ustaleń do poszczególnych funkcjonalności. Dlatego samo uruchomienie systemu może być bardziej czasochłonne. Ze względu na to, że taki ERP nie posiada wbudowanych narzędzi do modelowania procesów biznesowych, nie ma możliwości zmieniania czy udoskonalania przebiegu danego procesu w trybie „tu i teraz”. Wprowadzenie zmian wymaga więcej czasu i często pomocy informatyka.

Trudności może też stwarzać uzyskanie z systemu informacji o realizowanych czynnościach i procesach, dotyczących np. czasu wykonania czynności lub realizacji całego procesu. W efekcie osoba zarządzająca może nie mieć dostępu do wyczerpujących informacji umożliwiających podjęcie decyzji o zmianie sposobu działania w celu jego optymalizacji.

Spersonalizowany pulpit i lista zadań

Zaletą procesowego ERP jest również przyjazny i intuicyjny interfejs, który ułatwia wprowadzanie danych poprzez sekcje tematyczne w oknach systemu, odpowiednie akcje i przyciski oraz podpowiedzi.

Ciekawym rozwiązaniem, jakie daje procesowy ERP jest spersonalizowany pulpit użytkownika. Każdy pracownik widzi na nim te funkcjonalności, które wynikają z ról, jakie aktualnie pełni w organizacji. Z kolei uprawnieni użytkownicy mają także możliwość zainicjowania startów procesów.

Na pulpicie użytkownik widzi listę zadań, dzięki której wie, jakie zadania i w jakiej kolejności powinien wykonać. To spore ułatwienie zwłaszcza dla tych pracowników, którzy uczestniczą w wielu procesach. Do każdego zadania można przypisać oczekiwany maksymalny czas trwania, co będzie warunkowało termin jego wykonania.

W przypadku realizacji kolejnych kroków w procesie przez tego samego uczestnika system może podpowiadać kolejne okna, funkcje lub wykonywać je automatycznie bez konieczności potwierdzania przez użytkownika. Dzięki temu rutynowe zadania są wykonywane bardzo szybko, co wpływa na sprawność obsługi całego procesu.

W przypadku powierzenia nowych lub zmiany dotychczasowych ról użytkownik automatycznie ma dostęp do nowych funkcji i zadań w systemie. W ten sposób może sprawnie przejąć swoje nowe obowiązki.

Zaletą procesowego ERP jest również przyjazny i intuicyjny interfejs, który ułatwia wprowadzanie danych poprzez sekcje tematyczne w oknach systemu, odpowiednie akcje i przyciski oraz podpowiedzi. W realizacji zadań może się też wspomóc dokumentacją użytkową w formie wiki — instrukcji „krok po kroku”.

Tradycyjnie, czyli wolniej

W tradycyjnym ERP takich ułatwień nie ma. Użytkownik korzysta głównie z klawiszy funkcyjnych, zaś w niewielkim stopniu z przycisków. Nie ma też dostępu do bazy wiedzy czy instrukcji. Poszczególnych podpowiedzi musi szukać w konkretnych modułach.

Dlatego czas realizowania zadań zależy w dużej mierze od wiedzy, jaką pracownik posiada na temat funkcjonalności oprogramowania. Użytkownik korzysta bowiem najczęściej z kilku modułów systemu ERP, posiadających wiele różnych funkcji, do realizacji bieżących zadań. Musi więc pamiętać, gdzie one są umiejscowione oraz wiedzieć, jak wyszukać w systemie potrzebne informacje. Przy dużej liczbie i wysokiej złożoności zadań użytkownicy mogą nieświadomie pomijać lub opóźniać ich realizację. To powoduje przestoje w dalszej ich obsłudze przez kolejnych pracowników. Także przydzielenie pracownikowi nowych zadań wymaga czasu — m.in. na poznanie przez operatora lokalizacji i sposobu działania odpowiednich funkcji systemu. Często konieczne są więc szkolenia.

O różnicach między tradycyjnym a procesowym systemem ERP można by pisać wiele. Bo jest to zupełnie inna filozofia pracy, wymagająca nowego podejścia do zarządzania firmą. ERP tradycyjny to dobre narzędzie wspomagające działanie poszczególnych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa, które sprawdzi się w firmach działających według tradycyjnych koncepcji zarządczych. Jednak dla przedsiębiorstw, które chcą się dynamicznie rozwijać — zarówno w kontekście wzrostu firmy, jak również w wyścigu z konkurencją — optymalnym rozwiązaniem będzie wdrożenie procesowego systemu ERP. Taką inwestycję można potraktować jak podróż pociągiem: po co mamy jechać setki kilometrów pociągiem osobowym, skoro mamy szybkie i wygodne pendolino?

Czytaj też: Potrzebujesz controllingu? Wdrażaj go etapami