23.01.2017

Potrzebujesz controllingu? Wdrażaj go etapami

Budżetowanie, analiza wykonania budżetów, ich aktualizacja, tworzenie wskaźników oceny kondycji przedsiębiorstwa oraz raportowanie — to tylko niektóre zadania dla controllingu.

A dobrze opracowany i wdrożony controlling to ważne narzędzie do zarządzania firmą i podejmowania decyzji biznesowych.

Mnogość możliwości, jakie daje controlling, dotyczy niemal wszystkich obszarów biznesowych i różnych szczebli organizacyjnych przedsiębiorstwa — narzędzia controllingowe pozwalają bowiem obiektywnie spojrzeć na poszczególne komórki firmy, a to dobry pierwszy krok w stronę usprawnienia ich funkcjonowania. I to nie tylko w kontekście finansowym, ale też w odniesieniu do optymalizacji przebiegu procesów i realizacji funkcji biznesowych — zarówno w wymiarze strategicznym, jak i operacyjnym.

Jak zatem prawidłowo zaimplementować narzędzia controllingowe, tak aby stały się one rzeczywistym wsparciem w gromadzeniu i przetwarzaniu informacji, które, składając się na obraz sytuacji firmy, są kluczowe w biznesowych procesach decyzyjnych?

Ważnym narzędziem, które pomaga w efektywnym gromadzeniu uporządkowanej informacji biznesowej, są nowoczesne systemy informatyczne klasy ERP i BI. O skuteczności ich działania decyduje także prawidłowe ich wdrożenie.

Przede wszystkim należy robić to stopniowo. I tak: krok pierwszy to poznanie organizacji. Na tym etapie warto też określić świadomość klienta w zakresie controllingu, jego zadań i możliwości. Zdarza się, że klient podchodzi do sprawy „zbyt ambitnie” i chciałby wdrożyć w swojej firmie wszystkie możliwości, jakie dają narzędzia controllingowe — od razu i na raz, np. wdrożyć rachunek kosztów ABC, móc badać rentowność klientów, handlowców i produktów, a do tego jeszcze uruchomić budżetowanie, kontrolować budżety z wykonaniem, analizować odchylenia. A z doświadczenia wiem, że takie podejście do sprawy jest jednak zbyt szerokie. Bo warto mieć ambitne plany, ale dobrze je weryfikować  z rzeczywistością. Dlatego lepiej jest najpierw opracować koncepcję rozwiązania controllingowego, a potem etapami uruchamiać kolejne funkcjonalności oraz — również etapami — przygotowywać do tego pracowników z poszczególnych komórek organizacyjnych.

Można zatem uznać, że konsultanci-wdrożeniowcy w pierwszej kolejności muszą znaleźć złoty środek pomiędzy zaspokojeniem potrzeb informacyjnych klienta a łagodnym wprowadzeniem pracowników firmy w obszar controllingu. Naszym klientom najczęściej mówię tak: zacznijmy może od uruchomienia najpierw tej część systemu, w której będziecie analizować bieżące wyniki, które są ważne z punktu widzenia podejmowania decyzji. Jak już wdrożymy ten etap, sprawdzimy, czy wszystko działa prawidłowo. Użytkownicy zostaną wprowadzeni w nowe obowiązki i wtedy, w dalszej pracy, przejdziemy do kolejnych modeli raportów czy modeli controllingowych.

Podczas wdrażania narzędzi controllingowych, należy zwrócić uwagę na koszt uzyskania informacji. 

Co ważne, podczas wdrażania narzędzi controllingowych, należy zwrócić uwagę na koszt uzyskania informacji. Dobrze jest mieć wiele różnych informacji z  poszczególnych komórek firmy, jednak tylko pod takim warunkiem, że koszt ich uzyskania nie przewyższa szacowanych zysków, jakie miała przynieść wdrażana optymalizacja. Ponadto czasem nadmiar informacji może firmie przeszkadzać.

Czytaj też: Jak wdrożyć w firmie procesowość?

Jacek Tębikowski 

Konsultant wiodący w Macrologic SA, ekspert w zakresie wdrażania narzędzi informatycznych w obszarze finansów i controllingu. Odpowiedzialny za budowanie wizji koncepcji i opracowywanie rozwiązań projektów informatycznych u klientów biznesowych. Wspiera i doradza w procesach sprzedażowych, odpowiada za bieżącą merytoryczną weryfikację prac wdrożeniowych.