MAP
27.09.2017

Wejścia i wyjścia: główne i pomocnicze [vol.7]

Wejściem głównym do procesu jest określenie (w dowolnej formie) wymagań klienta procesu. Nie musi pochodzić bezpośrednio od niego, ale powinno być możliwe (przynajmniej potencjalnie) do weryfikacji przez klienta. Może to być zlecenie produkcyjne, wyrażona chęć zakupu określonego towaru, wymagania raportowe zarządu, konieczność uzyskania określonego certyfikatu itp.

Bez istnienia wejścia głównego proces nie powinien się rozpocząć. Może ono być w trakcie trwania procesu uzupełnione lub zmienione (jeśli nie powoduje to zmiany lub ponownego rozpoczęcia procesu).

Wejścia pomocnicze określają elementy, które powinny się pojawić na początku lub w trakcie trwania procesu. Mogą one być potrzebne warunkowo (w zależności od konkretnej sytuacji). Pochodzą od różnych podmiotów, w tym również od klienta procesu. Przykładami są: doprecyzowanie wymagań klienta (np. co do koloru towaru), informacja o fizycznej dostępności towaru, środki budżetowe na realizację produkcji, akceptacja transakcji „na drugą rękę”, zakup surowca itp.

Wejścia pomocnicze zazwyczaj są wywoływane (żądane) przez proces. Jeśli są dostępne wcześniej, korzystanie z nich rozpoczyna się dopiero podczas realizacji procesu. W przypadku braku wejścia pomocniczego może ono często zostać zastąpione przez inne (może to być przewidziane zarówno w standardzie działania danego procesu, jak i jako działanie doraźne).

Wyjściem głównym procesu jest jego produkt, wynik, realizujący potrzebę głównego klienta procesu. Nie musi być bezpośrednio do niego dostarczany, ale powinna być możliwa (przynajmniej potencjalnie) jego weryfikacja przez klienta. Może to być: dostarczony do klienta towar, wyprodukowana partia produkcyjna, zrealizowany przelew, zakup surowca itp.

Brak lub niezgodność z wymaganiami wyjścia głównego oznacza niepowodzenie realizacji danego przebiegu procesu.

Wyjścia pomocnicze określają elementy, które powinny lub mogą pojawić się w trakcie trwania procesu lub na jego końcu. Mogą być wynikiem doraźnej potrzeby lub stałego wymagania któregoś z interesariuszy procesu (niekoniecznie głównego klienta procesu). Przykładami są: dokumenty sprzedaży, raporty produkcyjne, dane w systemie ERP itp.

Wejścia pomocnicze są wymaganiem wobec procesu, natomiast ich dostarczenie nie warunkuje skuteczności realizacji celu procesu, choć może być obligatoryjne z przyczyn niezwiązanych z klientem procesu.

Czytaj też: Struktura zewnętrzna procesu oraz inne artykuły z cyklu MAP

 

 

dr Andrzej Bogusz 

Manager i konsultant z szerokim doświadczeniem (bankowość, informatyka, konsulting). Ekspert z zakresu zarządzania i optymalizacji procesów biznesowych, zarządzania projektami, bezpieczeństwa teleinformatycznego, zarządzania ryzykiem. Szef projektów zmian organizacyjnych i projektów informatycznych. Właściciel firmy AB CONSULT, zajmującej się doradztwem operacyjnym i strategicznym.