21.08.2017

Różne firmy, podobne procesy… czyli jak ułatwić życie departamentowi HR

Choć korporacja korporacji nierówna, jednak wiele procesów — zwłaszcza dotyczących zarządzania personelem — w wielu firmach przebiega podobnie. Dokładne opisanie tych procesów i zarządzanie nimi przy pomocy oprogramowania ERP nie tylko ułatwiłoby życie pracownikom działu HR, ale usprawniłoby funkcjonowanie całych organizacji. Tymczasem — jak wynika z badań HBRP i ICAN Research Institute, zrealizowanych na zlecenie Macrologic — nawet w firmach zarządzanych procesowo tylko 61% procesów jest zdefiniowanych, mierzonych i na bieżąco zarządzanych. To ciągle jeszcze za mało.

Fakt, że kluczowe procesy biznesowe w wielu przedsiębiorstwach przebiegają w podobny sposób wykorzystała spółka Macrologic, opracowując koncepcję procesowego systemu ERP — Macrologic Merit. Twórcy tego produktu zidentyfikowali 200 najczęściej spotykanych procesów i wstępnie zdefiniowali je w systemie, tak by możliwa była ich implementacja w różnych organizacjach. Przy tworzeniu predefiniowanych procesów uwzględnionych zostało ponad 800 różnych czynności, z jakimi konsultanci Macrologic spotykali się w wieloletniej praktyce consultingowej spółki. Wśród nich znalazły się te składające się na procesy HR-owe. Przyjrzyjmy się, jak zwykle przebiegają te najważniejsze z nich.

Proces zatrudnienia pracownika

Ten jeden z kluczowych dla każdego przedsiębiorstwa proces składa się z czynności, za które odpowiadają pracownicy różnych działów, co oznacza, że przebiega on horyzontalnie, czyli w poprzek tych działów. Zwykle to kierownik danej komórki zgłasza potrzebę zatrudnienia nowego pracownika. Następnie wnioski o zatrudnienie podlegają weryfikacji. Po akceptacji na wszystkich szczeblach przedsiębiorstwa podejmowana jest ostateczna decyzja o przyjęciu nowej osoby. W dalszej kolejności następuje ewidencja danych oraz przygotowanie stosownych dokumentów (umowa o pracę, opis stanowiska, informacja o warunkach zatrudnienia itp.) przez pracownika lub pracowników działu HR. Po podpisaniu umowy o pracę pracownik jest już formalnie zatrudniony. Pracodawca musi jednak zgłosić nowozatrudnionego do ubezpieczenia społecznego. Kolejny etap to uzupełnienie danych związanych z pracownikiem (stan rodzinny, rachunek bankowy itp.). Potem pracownik kierowany jest na szkolenia oraz instruktaż stanowiskowy, w tym przede wszystkim w zakresie BHP. Nowozatrudnionemu trzeba też wydać wyposażenie oraz przydzielić środki trwałe, co zwykle należy do obowiązków specjalisty ds. zaopatrzenia albo magazyniera, dysponującego wyposażeniem wydawanym z magazynu. Cały ten proces wyrysowany przy wykorzystaniu notacji BPM prezentuje się w sposób następujący:

 

Diagram przykładowego procesu zatrudniania pracownika

 

Proces zwolnienia pracownika

Proces zwolnienia pracownika jest analogiczny do procesu zatrudnienia. Inicjuje go kierownik lub pracownik, wypowiadając umowę o pracę. Następny etap polega na przygotowaniu dokumentów związanych z rozwiązaniem stosunku pracy (świadectwo pracy) oraz zadbanie o rozliczenie pracownika, a także wyrejestrowanie go z ubezpieczeń. Ta część procesu jest zwykle wykonywana przez pracowników działu HR, tzn. specjalistę ds. kadr oraz specjalistę ds. płac. W tym samym czasie należy pamiętać o obiegówce, która służy do rozliczenia pracownika z powierzonego mienia, np. z użytkowanego sprzętu firmowego. Zdarza się, że ostatnim etapem procesu zwolnienia pracownika jest wyłączenie firmowej poczty i dostępu do zasobów informatycznych organizacji. Spójrzmy na diagram prezentujący sposób obsługi tego procesu:

 

Diagram przykładowego procesu zwalniania pracownika

 

Wnioski urlopowe

Innym istotnym i realizowanym w każdej firmie, a dość prostym w swym przebiegu procesem jest obsługa wniosków urlopowych. Inicjatorem procesu związanego z wnioskiem urlopowym jest pracownik, który składa stosowny wniosek. Następnie dokument jest weryfikowany przez kierownika, a potem akceptowany przez specjalistę ds. kadr. Ostatecznie zaakceptowany wniosek zostaje przekazywany do systemu jako nieobecność. W kolejnych procesach jest ona uwzględniana podczas naliczania listy płac. Proces krótki, prosty, a i tak realizowany przez różne komórki danej organizacji:

 

Przykładowy proces obsługi wniosków urlopowych

Na omówionych przykładach procesów HR-owych widać, że pominięcie choćby jednego etapu może istotnie opóźnić dany proces lub nawet uczynić go nieważnym w świetle prawa. A to z kolei może mieć dla organizacji konsekwencje prawne lub finansowe.

Odpowiednie rozwiązania informatyczne, takie jak np. Macrologic Merit, pomagają zarządzać realizacją poszczególnych procesów biznesowych tak, by uniknąć tego typu pomyłek. Porządkują sposób myślenia o poszczególnych procesach i sprawiają, że stają się one bardziej zrozumiałe — także dla nowozatrudnionych. Dla firm, które dopiero zaczynają porządkowanie i opisywanie realizowanych zadań i czynności, istotnym usprawnieniem mogą być predefiniowane procesy zaszyte w systemie, gdyż nie tylko ułatwiają one opisanie własnych procesów, ale także mają wpływ na przyspieszenie realizacji wdrożenia rozwiązania informatycznego. A to przekłada się na znaczną oszczędność czasu, a jednocześnie nie ogranicza ani elastyczności dostosowywania predefiniowanych procesów do własnych potrzeb, ani możliwości informatyzowania kolejnych procesów.

redakcja@organizacjahoryzontalna.pl

 

Czytaj też: Polityka i procesy