16.08.2017

Naturalnym sposobem funkcjonowania firm jest działanie w obrębie procesów a nie pionów organizacyjnych

Wywiad z Katarzyną Banach, prezesem zarządu Banach Outsourcing

W rozmowie z redakcją portalu Organizacjahoryzontalna.pl trzykrotnie uznana za jedną z najbardziej wpływowych osób polskiego outsourcingu — w ramach listy 100. Kwartalnika „Outsourcing Magazine”, zestawień Who is Who oraz raportów gazety Finansowej — Katarzyna Banach opowiada o unikalnym modelu biznesowym firmy outsourcingowej i roli odpowiedniego zarządzania procesami.

Organizacjahoryzontalna.pl: Prowadzone przez Panią zespoły był wielokrotnie nagradzane tytułem Rzetelnego Outsourcera, a Pani trzykrotnie znalazła się w gronie najbardziej wpływowych osób polskiego outsourcingu. Jaki jest klucz do tego sukcesu?

Katarzyna Banach: W toku współpracy z setkami firm na przestrzeni kilkudziesięciu lat, a także w wyniku codziennej obserwacji i analizy zmian, jakie zachodzą w ich wnętrzach i otoczeniu, uznaliśmy, że jedynie model: LUDZIE + PROCESY + IT to kompletna usługa outsourcingowa, która dostarczy naszym klientom wszystkich korzyści, jakich od nas oczekują. Naturalnym sposobem funkcjonowania firm jest bowiem działanie w obrębie poszczególnych procesów a nie pionów organizacyjnych.

Nasz model biznesowy stanowi dla klientów Banach Outsourcing zapewnienie, że w efekcie współpracy z nami otrzymają oni opis funkcjonujących w ich organizacjach procesów wraz z propozycją uproszczenia tych spośród nich, których przebieg jest nadmiernie skomplikowany, a także usprawnienie przepływu informacji, wraz z tworzeniem nowych kanałów komunikacji. Rezultatem skoncentrowania na procesach jest dla naszych klientów także ciągły monitoring aktywności w zespole uczestników procesu, bez specjalnego kompletowania narzędzi czy kompetencji. Równocześnie zagwarantowane zostaje zachowanie bezpieczeństwa, poprzez kontrolę procesów oraz możliwość ewentualnego odbudowania zasobów i archiwów w każdym momencie funkcjonowania firmy.

Wśród oferowanych przez Państwa usług jest również właśnie konsulting procesów biznesowych. Na czym polega ta usługa i jakie korzyści uzyskują z tego klienci Banach Outsourcing?

Spojrzenie na biznes przez pryzmat procesów pozwala lepiej widzieć nie tylko wąskie gardła ich przebiegu, ale także miejsca powstawania wartości dodanej u klientów.

Tak, w Banach Outsourcing świadczymy nie tylko usługi outsourcingu finansowo-księgowego, kadrowo-płacowego czy konsultingu podatkowo-prawnego, ale coraz częściej doradzamy przedsiębiorcom właśnie w zakresie modelowania i usprawniania procesów biznesowych. To usługa profesjonalnego doradztwa w zakresie analizy, mapowania, optymalizacji i wdrażania modyfikacji procesów w celu uzyskania przez klientów maksymalnej efektywności, innowacyjności oraz wzrostu ich organizacji.

Zarządzanie procesowe jest charakterystyczne dla tych przedsiębiorstw, w których podstawowe znaczenie ma ciągłe dążenie do doskonałości oraz eliminacji wszelkiego marnotrawstwa, czego efektem ma być wzrost efektywności, jakości i innowacyjności organizacji, a tym samym wyższa rentowność biznesu. Wiąże się ono z koncepcją zarządzania systemowego, zgodnie z którą każdy element działania firmy jest tak samo ważny, a zatem powinien być rozpatrywany współzależnie z pozostałymi. Oznacza to przyjęcie perspektywy strategicznej, zamiast operacyjnej, a tym samym — nastawienie na zmiany.

Spojrzenie na biznes przez pryzmat procesów pozwala lepiej widzieć nie tylko wąskie gardła ich przebiegu, ale także miejsca powstawania wartości dodanej u klientów. Dzięki temu nasi klienci mogą w taki sposób zaprojektować kluczowe procesy, aby praca wszystkich działów firmy była nastawiona na realizację strategicznych założeń.

Jakie narzędzia Państwo stosują, wspierając swoich klientów w usprawnianiu ich procesów biznesowych?

Zarządzanie procesowe jest charakterystyczne dla tych przedsiębiorstw, w których podstawowe znaczenie ma ciągłe dążenie do doskonałości oraz eliminacji wszelkiego marnotrawstwa, czego efektem ma być wzrost efektywności, jakości i innowacyjności organizacji, a tym samym wyższa rentowność biznesu. 

Głównym czynnikiem zapewniającym wysoką jakość tych usług konsultingowych jest nasza kadra. Eksperci Banach Outsourcing mają gruntowne przygotowanie merytoryczne oraz bogate doświadczenie praktyczne, które umożliwia im przeprowadzenie precyzyjnej analizy procesów u klienta, dokonanie trafnej diagnozy problemów oraz zaproponowanie skutecznych rozwiązań optymalizacyjnych.

Niemniej ważnym elementem są tu także odpowiednie narzędzia informatyczne. Dlatego właśnie szukaliśmy rozwiązania IT, które byłoby integratorem działań w finansach, z naciskiem na obsługę poszczególnych procesów. Ostatecznie wybraliśmy rozwiązanie Macrologi Merit, autorstwa firmy Macrologic, które jest w stanie sprostać zarówno naszym oczekiwaniom, jak i potrzebom naszych klientów, ponieważ jest to system klasy ERP skoncentrowany właśnie na wspieraniu firm w realizacji ich procesów biznesowych — począwszy od ich modelowania, przez bieżącą obsługę i monitorowanie, po analizę efektywności.

Rozumiejąc biznes naszych klientów, chcieliśmy móc w jak najprostszy sposób objaśniać im i wyjaśniać zależności zachodzące w ich organizacjach oraz powody, dla których one występują. Wybraliśmy zatem takie rozwiązanie informatyczne, które nas w tym wspiera.

Które cechy systemu mają tu największe znaczenie?

W pierwszym rzędzie to możliwość procesowej integracji biznesowego otoczenia klientów oraz proaktywności, rozumianej jako możliwość wprowadzania zmian, ze śladem rewizyjnym na potrzeby wszystkich uczestników procesu, śledzeniem wąskich gardeł czy procesów nieaktywnych. Następnie — skalowalność rozwiązania oraz możliwość dołączania poszczególnych pracowników naszych klientów do wybranych procesów na zasadzie włączania się do Internetu, co pozwala na elastyczne budowanie grup zawodowych także w poprzek organizacji. Chcieliśmy również mieć możliwość tworzenia środowiska pracy opartego o dzielenie się wiedzą — zarówno wewnątrz firmy klienta, jak i między jego pracownikami i naszymi ekspertami. Mam tu na myśli m.in. łatwość dostępu do portalu klienta, portalu pracowniczego, chat z księgowym czy kancelarią prawną. Plus oczywiście oczekiwaliśmy od systemu mobilności i ciągłej aktualizacji do rynkowych standardów.

Uznaliśmy, że modelowanie procesów i modeler w Macrologic Merit to wspólny język dla Banach Outsourcing i Macrologic oraz równocześnie wspólny język naszej komunikacji z naszymi klientami. Notyfikacja Business Process Modeling pozwala nam jednoznacznie zaprojektować granice odpowiedzialności każdego pracownika w przedsiębiorstwie. Umiejąc opisać organizację, potrafimy ją też udoskonalić. Umożliwiają to nam między innymi takie moduły jak Qlik Sense, wizualizacja raportów managerskich czy wymiarów controllingowych. Równocześnie także nasi klienci mogą wskazywać miejsca w procesach, w których oczekują zmian.

Sprawdzone, zintegrowane narzędzia informatyczne, jakimi się posługujemy, pozwalają nam na rozumienie całych procesów (END TO END) oraz na proponowanie zmian także przez szeregowych pracowników, obsługujących poszczególne procesy i firmy na co dzień.

Jak wygląda Państwa praca z Macrologic Merit?

W toku współpracy z setkami firm na przestrzeni kilkudziesięciu lat, a także w wyniku codziennej obserwacji i analizy zmian, jakie zachodzą w ich wnętrzach i otoczeniu, uznaliśmy, że jedynie model: LUDZIE + PROCESY + IT to kompletna usługa outsourcingowa, która dostarczy naszym klientom wszystkich korzyści, jakich od nas oczekują. Naturalnym sposobem funkcjonowania firm jest bowiem działanie w obrębie poszczególnych procesów a nie pionów organizacyjnych.

Dzięki dostosowaniu Macrologic Merit do naszych potrzeb możemy na jednym pulpicie obsługiwać wielu klientów, a także łatwo przełączać się między poszczególnymi podmiotami, co znacząco usprawnia pracę. Oferujemy zatem unikalną formułę obsługi outsourcingowej we wspomnianym przeze mnie modelu LUDZIE + PROCESY + IT, co gwarantuje bardzo wymierne efekty biznesowe naszym klientom.

Nasi eksperci posługują się mapowaniem procesów w każdej z obsługiwanych firm. Dostęp do zbiorów danych odbywa się w uporządkowany i powtarzalny sposób. Dane są przez nas gromadzone i archiwizowane konsekwentnie każdego miesiąca w jednorodny sposób, co zapewnia klientom Banach Outsourcing wymagany poziom bezpieczeństwa dokumentacji i całego biznesu. Sukcesja informacji między wymieniającą się kadrą pracowniczą, zarówno u naszych klientów, jak i u nas, nie stanowi już wyzwania. Standardem jest u nas między innymi elektroniczny obieg dokumentów, portal pracowniczy czy zdalna obsługa delegacji.

Pracujemy nad pełną automatyzacją najbardziej czasochłonnego etapu obsługi klientów — możliwością samodzielnego wprowadzania przez nich dokumentów kosztowych i sprzedażowych do systemu oraz ich opisywania i akceptowania, co znacznie usprawni rozliczanie. Tak zarejestrowane dokumenty będziemy mogli na bieżąco weryfikować, a następnie automatycznie księgować, zamiast czekać na ich zbiorcze dostarczenie w wersji papierowej określonego dnia miesiąca. To umożliwi pożądane przez nas rozłożenie pracy w czasie.

Jakie korzyści odczuwają Państwo oraz klienci Banach Outsourcing z wykorzystywania procesowego systemu ERP?

W rozwiązaniu Macrologic Merit są zdefiniowane procesy, co z jednej strony pozwala nam na sprawne wdrożenie systemu u klienta, a z drugiej — na szybkie ustawienie optymalnego przebiegu głównych procesów biznesowych, co z kolei przekłada się na zwiększenie ich efektywności i szybkie osiąganie wymiernych efektów biznesowych. Korzyści dla naszych klientów uzyskujemy za sprawą optymalizacji obsługi tych procesów oraz ich automatyzacji. Te czynniki w outsourcingu usług biznesowych są kluczowe.

* Katarzyna Banach, od 2014 r. właściciel i prezes zarządu Banach Outsourcing, firmy specjalizującej się w outsourcingu finansowo-księgowym i kadrowo-płacowym, konsultingu podatkowo-prawnym i BPO (Business Process Outsourcing). W przeszłości dyrektor, a potem także współwłaściciel firmy Grant Thornton oraz wiceprezes zarządu Grant Thornton FPA Outsourcing, a także członek komisji ds. outsourcingu przy Grant Thornton International Ltd. (Londyn). Od roku 2010 jest członkiem Association of Business Service Leaders in Poland (ABSL), organizacji skupiającej największych dostawców usług outsourcingowych.