22.05.2017

Procesowy system ERP w praktyce: analiza procesów

Analiza zachodzących w organizacji procesów to fundament do optymalizacji działania. Dokładne zbadanie ich poszczególnych etapów pozwala na zautomatyzowanie niektórych czynności, a tym samym może przełożyć się na skrócenie czasu trwania procesów. O tym, dlaczego warto wykorzystać do analityki nowoczesny system ERP opowiada, na przykładzie procesowego Macrologic Merit, Sławomir Lustyk, starszy konsultant ds. systemów ERP w Macrologic SA.

Korzystając z procesowego systemu ERP możemy mierzyć czas trwania wszystkich czynności w danym procesie — od momentu przydzielenia tej czynności użytkownikowi, aż do zakończenia obsługi tej czynności. Dzięki temu w praktyce w prosty i szybki sposób możemy się dowiedzieć, jak — krok po kroku — przebiega interesujący nas proces.

Ekspert Macrologic na przykładzie wystawienia dokumentu sprzedaży prezentuje,  jak dokonać usprawnienia takiego procesu przy wykorzystaniu procesowego narzędzia klasy ERP.  I tak w podanym przykładzie cały proces trwa 8 godz. 44 min., z czego  6 godz. 34 min. zajmuje akceptacja faktury przez kierownika. — W takiej sytuacji możemy podjąć decyzję o skróceniu czasu akceptacji dokumentu sprzedaży np. do 5 godz. W tym celu pewne czynności możemy zautomatyzować. I tak np. faktury do 1.000 zł mogłyby być akceptowane automatycznie, co przełoży się na optymalizację całego procesu — wyjaśnia Sławomir Lustyk.

Drugim elementem wymagającym usprawnienia jest wydruk dokumentu, która to czynność w omawianym procesie trwa średnio 2 godz. 34 min. Ekspert Macrologic pokazuje, że ten etap realizacji procesu można znacząco przyspieszyć, zastępując konieczność wydruku wysyłką dokumentu w formie elektronicznej.

Aby dowiedzieć się, które czynności stanowią wąskie gardła w sposobie działania naszej organizacji, warto korzystać z aplikacji, które umożliwiają nam analizę poszczególnych czynności w procesie — podsumowuje Sławomir Lustyk, prezentując pulpit narzędzia, z wykorzystaniem którego można szczegółowo drążyć wskaźniki opisujące czynności w ramach poszczególnych procesów. 

Czytaj i oglądaj również: Procesowy system ERP w praktyce: predefiniowane procesy