Narzędzia IT wspierające zarządzanie procesami biznesowymi stają się w polskich przedsiębiorstwach coraz bardziej powszechne, już także wśród mniejszych organizacji. Warto wiedzieć, że przy ich zakupie, przedsiębiorcy mogą starać się uzyskać dofinansowanie, sięgające w niektórych województwach nawet 70 proc. 

Model zarządzania przedsiębiorstwem ma ogromne znaczenie dla efektywności całej organizacji. Jego dopasowanie do rzeczywistych potrzeb firmy może przełożyć się na usprawnienie poszczególnych procesów i np. skrócenie czasu ich trwania, co w efekcie przekłada się na realne zyski finansowe. Z kolei systemy ERP, zwłaszcza te ukierunkowane na obsługę procesów, ułatwiają życie przedsiębiorcom, stanowiąc istotne wsparcie w prowadzeniu biznesu. Dzięki nim możliwe jest cyfrowe zarządzanie zasobami firmy — np. prowadzenie obiegu dokumentów finansowych, fakturowanie klientów, planowanie procesu logistycznego, czy wsparcie procesów HR, takich jak zatrudnianie pracowników bądź też procesu onboardingu.

Procesowy, czyli jaki?

Dofinasowanie można uzyskać na projekty, w wyniku których przedsiębiorstwa będą mogły prowadzić zarządcze, operacyjne oraz pomocnicze procesy biznesowe w oparciu o najnowsze rozwiązania informatyczne.

— Systemy ERP oparte na procesowości są najbardziej efektywne w odniesieniu do sposobu działania firm, gdyż umożliwiają one zaimplementowanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie bezpośrednio do rozwiązania informatycznego. W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów, które bazują na silosach — czyli hierarchicznych strukturach organizacyjnych, funkcjonujących w ramach określonego działu — systemy procesowe dają obraz pracy całej organizacji, a nie poszczególnych departamentów — zaznacza Krzysztof Szczypa, dyrektor sprzedaży w Macrologic SA, firmie, która opracowała pierwszy polski procesowy system ERP, oparty na autorskiej technologii MacroBase.

Jedną w istotnych różnic pomiędzy tradycyjnym a procesowym ERP jest możliwość modelowania i edycji procesów w systemie. Dzięki temu osoby kontrolujące przebieg procesów w firmie mogą spojrzeć na całą organizację z góry, co ułatwia identyfikację wąskich gardeł w sposobie jej działania.

Drugim aspektem, który odróżnia procesowy system od tradycyjnego, jest sam sposób pracy z oprogramowaniem. Narzędzia oparte o procesowość posiadają czytelny interface, który prowadzi użytkownika „za rękę”, wskazując, które czynności ma on wykonać w ramach pełnionych w organizacji ról czy funkcji.

Fundusze UE szansą na rozwój firmy

 Jak wskazują badania wykonane przez ICAN Institute na zlecenie Macrologic, aż 88 proc. ankietowanych osób zarządzających polskimi firmami postrzega swoją organizację jako taką, która jest dojrzała procesowo, a 50 proc. z tych firm posiada zdefiniowane udokumentowane i — co ważne — mierzone procesy. Choć w krajach zachodnich świadomość ta jest wyższa, to wyraźnie widać, że wśród polskich przedsiębiorców następują pozytywne zmiany w tym zakresie.

Co może wpłynąć na zwiększenie dostępności systemów ERP? Bez wątpienia takim czynnikiem mogą być bezzwrotne dotacje unijne. Pozwalają one w znacznym stopniu obniżyć koszty wdrożenia nowych technologii.

Programy unijne z obecnej perspektywy finansowania stworzono z myślą o przyspieszeniu digitalizacji mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, co pozwoli im na zwiększenie ich konkurencyjności. Dofinasowanie można uzyskać na projekty, w wyniku których przedsiębiorstwa będą mogły prowadzić zarządcze, operacyjne oraz pomocnicze procesy biznesowe w oparciu o najnowsze rozwiązania informatyczne. Do takich rozwiązań należą z pewnością systemy klasy ERP, które pomagają automatyzować i optymalizować m.in. zawieranie kontraktów, przesyłanie dokumentów, pozyskiwanie nowych kontaktów czy zarządzanie informacjami i zasobami firmy.

— Programy wspierają też te inwestycje, w wyniku których przedsiębiorcy będą mogli efektywnie prowadzić sprzedaż produktów i usług w Internecie, współpracować z innymi przedsiębiorstwami w oparciu o wspomniane już nowoczesne rozwiązania teleinformatyczne oraz modernizować pozostałe procesy biznesowe — dodaje Krzysztof Szczypa.

Informacje na temat możliwości uzyskania dofinansowania oraz terminów przydzielania wniosków dla poszczególnych regionów dostępne są na stronie http://www.funduszeunijne.macrologic.pl/. Najbliższy nabór rusza już w trzecim kwartale br. dla województwa świętokrzyskiego.