Horyzontalny model zarządzania staje się w Polsce coraz bardziej popularny. Firmy, które zmieniły swoje podejście do zarządzania — z tradycyjnego na procesowe — mogą sprawniej i efektywniej kierować organizacją oraz kontrolować procesy mające wpływ na jej zysk. Dowodem na to są m.in. przedsiębiorstwa z trzech różnych branż, w których został wdrożony pierwszy polski procesowy system klasy ERP — Macrologic Merit.

Cele i pierwsze efekty skoncentrowania organizacji na przebiegu oraz efektywności procesów biznesowych prześledzimy na przykładzie trzech firm z różnych sektorów rynku: Banach Outsourcing — doradcy w zakresie m.in. usług finansowo-księgowych, Slican — producenta, operatora i usługodawcy telekomunikacyjnego oraz PZN — firmy oferującej usługi z zakresu zarządzania nieruchomościami.

Zalety procesowości w zarządzaniu to przede wszystkim usprawnienie pracy w organizacji, zwiększenie jej efektywności, a także wsparcie w obronie przed działaniem konkurencji czy niewłaściwym zarządzaniem finansami wewnątrz przedsiębiorstwa.

Ze względu na wysoki koszt zarówno samego oprogramowania, jak i jego implementacji, do 2016 roku niewiele firm z sektora MŚP mogło pozwolić sobie na przejście na procesowy model zarządzania oraz na zakup rozwiązania IT opartego o ten sam ideał zarządczy. Rewolucją w tym zakresie okazało się wprowadzenie do sprzedaży jesienią zeszłego roku wspomnianego już rozwiązania Macrologic Merit. Pierwszy polski system klasy ERP oparty na procesowości zmienił sytuację na rynku systemów ERPów, a od jego debiutu coraz więcej firm z różnych branż decyduje się na nowy, skuteczny, sposób zarządzania skoncentrowany na procesach.

Tajemnica sukcesu tkwi w procesowości

Aby móc kierować firmą w sposób horyzontalny, należy zacząć od zdefiniowania, opisania i zamodelowania procesów biznesowych przebiegających przez organizację. Trzeba jednak pamiętać, że raz ułożony proces nie pozostaje niezmienny. Procesy biznesowe należy bowiem monitorować, usprawniać i optymalizować. Muszą one być dopasowane do dynamicznie zmieniającego się rynku oraz do wewnętrznych zmian zachodzących w organizacji, związanych np. z rotacją zespołu, nową strukturą kompetencyjną czy wiekową.

Zalety procesowości w zarządzaniu to przede wszystkim usprawnienie pracy w organizacji, zwiększenie jej efektywności, a także wsparcie w obronie przed działaniem konkurencji czy niewłaściwym zarządzaniem finansami wewnątrz przedsiębiorstwa. Co istotne, to właśnie poziom efektywności zarządzania procesami wspartego systemem klasy ERP w dużym stopniu wynika z możliwości modyfikacji procesów zaimplementowanych właśnie do systemu informatycznego.

Pierwszy polski system klasy ERP oparty na procesowości zmienił sytuację na rynku systemów ERPów, a od jego debiutu coraz więcej firm z różnych branż decyduje się na nowy, skuteczny, sposób zarządzania skoncentrowany na procesach.

Uproszczenie procesów i usprawnienie przepływu informacji

Bodźcem do przejścia na procesowy model zarządzania dla firmy Banach Outsourcing była chęć uproszczenia skomplikowanych procesów i usprawnienie przepływu informacji między działami w firmach jej klientów.

— Po szczegółowym rozpoznaniu rynku doszliśmy do wniosku, że rozwiązanie Macrologic Merit jest w stanie sprostać zarówno naszym oczekiwaniom, jak i potrzebom naszych klientów, ponieważ to pierwszy polski system skoncentrowany właśnie na wspieraniu firm w realizacji ich procesów biznesowych — począwszy od ich modelowania, poprzez bieżącą obsługę i monitorowanie, po analizę efektywności. W rozwiązaniu Macrologic Merit zdefiniowane są procesy, co z jednej strony pozwala nam na sprawne wdrożenie systemu u klienta, a z drugiej — na szybkie ustawienie optymalnego przebiegu głównych procesów biznesowych, co z kolei przekłada się na zwiększenie ich efektywności i szybkie osiąganie wymiernych efektów biznesowych. Korzyści dla naszych klientów uzyskujemy za sprawą optymalizacji obsługi tych procesów oraz ich automatyzacji. Te czynniki w outsourcingu usług biznesowych są kluczowe, zatem przesądziły o naszym wyborze systemu — mówi Katarzyna Banach, prezes zarządu Banach Outsourcing.

Bieżąca ocena zjawisk gospodarczych i finansowych

Firmie Slican zależało natomiast na możliwości zyskania dostępu do analiz i wykresów pozwalających na bieżącą ocenę zjawisk gospodarczych i finansowych w firmie.

— Chcemy wdrożyć system Macrologic Merit, ponieważ oferuje on nowe, procesowe podejście do wsparcia pracy pracowników i menedżerów. Dla nas istotną cechą jest również możliwość korzystania z analiz i wykresów, które umożliwią nam bieżącą ocenę zjawisk gospodarczych i finansowych w firmie — mówi Grzegorz Piszczek, prezes zarządu w firmie Slican.

Aby móc kierować firmą w sposób horyzontalny, należy zacząć od zdefiniowania, opisania i zamodelowania procesów biznesowych przebiegających przez organizację. Trzeba jednak pamiętać, że raz ułożony proces nie pozostaje niezmienny. Procesy biznesowe należy bowiem monitorować, usprawniać i optymalizować. 

Spojrzenie na firmę z „lotu ptaka”

Przy decyzji o wdrożeniu systemu Macrologic Merit dla Przedsiębiorstwa Zarządzania Nieruchomościami kluczowe było to, że procesowe podejście da im możliwość spojrzenia na firmę „z lotu ptaka”, a tym samym zobaczenia całego procesu „z góry”. Oprócz tego dla PZN istotne było dokonanie analizy procesu, a następnie wdrożenie potrzebnych zmian, co przyczynia się do skuteczniejszego  budowania przewagi konkurencyjnej.

— To, co przykuło naszą uwagę to nowoczesność i elastyczność nowego rozwiązania. Moim zdaniem to właśnie procesowe podejście, czyli możliwość spojrzenia na firmę „z lotu ptaka”, przeanalizowania, co działa, co nie działa (i dlaczego), a następnie błyskawiczne wdrożenie zmian optymalizacyjnych daje możliwość budowania przewagi konkurencyjnej. Macrologic Merit to produkt przyszłościowy — tłumaczy Rozalia Róża Całka, dyrektor Pionu Finansów i Kadr w Przedsiębiorstwie Zarządzania Nieruchomościami.

Dodatkowo, każda z wspomnianych firm jest zdania, że horyzontalny model zarządczy pozwala jej wejść na wyższy poziom zarządzania. A to przekłada się na zwiększanie efektywności biznesowej.

Czytaj też: Cierpisz na niedobory kadrowe? Pomyśl o zarządzaniu procesowym!