Wielu menedżerów uważa, że wdrożenia nowoczesnych systemów informatycznych powinny się rozpoczynać od działów generujących największe przychody dla firmy. Czy taki tok rozumowania jest słuszny? Czy modernizacja informatycznego systemu zarządzania działem HR ma sens? O tym rozmawialiśmy z Anną Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr firmy Macrologic SA.

Czy istnieje jakaś reguła, według której firmy dają pierwszeństwo np. działowi logistyki lub działowi sprzedaży zanim zdecydują się na modernizacje systemów zarządczych w HR?

Anna Andraszek: Rzeczywiście, firmy najczęściej rozpoczynają inwestycje tego typu od departamentów odpowiedzialnych za tzw. „core business”. Warto jednak zauważyć, że sprawność wielu procesów HR-owych ma istotny wpływ na wydajność i dochodowość przedsiębiorstwa. Ponadto zarówno procesy w dziale handlowym, jak i procesy w innych działach, zbudowane są w oparciu o te same zasady. Procesy HR to np. te związane z rekrutacją, adaptacją pracownika na nowym stanowisku, szkoleniami, oceną pracowniczą itd.  I do ich obsługi również potrzebujemy odpowiednich narzędzi IT.

Czy procesowe systemy ERP sprawdzą się w HR-ach?

Dobrze ustawione procesy to takie, których efektywność można mierzyć. Dysponując pewną bazą mierników procesów, obserwując je, zyskujemy możliwość podjęcia decyzji o zmianach niezbędnych do optymalizacji tych procesów. Mając dobre narzędzia informatyczne, które zapewniają nam stały wgląd we wspomniane wcześniej mierniki i wskaźniki, możemy formułować pytania i odnajdywać odpowiedzi. Bez takich rozwiązań często nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na podstawowe pytania: ile trwa nasz proces rekrutacji, czy budżet szkoleniowy jest wydawany efektywnie, czy we właściwy sposób zarządzamy urlopami w organizacji, jakie koszty generują nam delegacje? Procesowy system ERP pozwala nam uzyskać twarde dane, a więc i odpowiedzi na kluczowe pytania.

Co powiedziałaby Pani innym dyrektorom HR, którzy rozważają wprowadzanie procesowego systemu ERP?

Zwróciłabym ich uwagę na fakt, że często, wbrew pozorom, to HR jest kręgosłupem całej organizacji, a więc odpowiada za jej sprawność operacyjną. Wdrażając w swojej firmie procesowy system ERP i rozpoczynając wdrożenie właśnie od działu HR, możemy w naturalny sposób poprawić komunikację w organizacji, w świadomy sposób kształtować kulturę organizacyjną firmy oraz zyskać kontrolę i uporządkować wszystkie kluczowe kwestie związane z pracownikami. Procesowy system ERP lepiej odzwierciedla zarówno opisy stanowisk definiujące role pracownika w firmie, jak i czynności, jakie powinien on wykonywać oraz zakres jego odpowiedzialności. A czyż nie to właśnie jest kwintesencją sprawnego procesu?

Czy to oznacza, że to dział HR może stać się prekursorem zmiany w organizacji?

Zdecydowanie tak.