28.03.2017

Efektywne zarządzanie flotą? Rób to horyzontalnie i opowiadaj historie!

Zarządzanie flotą samochodową to prawdziwe wyzwanie. Nie tylko logistyczne, ale także finansowe. Informacje o kosztach związanych z jej obsługą często są rozproszone, a im większa flota, tym trudniej wyciągnąć z nich prawidłowe wnioski. Jest to jednak niezbędne, by móc optymalizować koszty.  Tylko spojrzenie na flotę z lotu ptaka, przez pryzmat procesów, pozwala dostrzec anomalie i wąskie gardła generujące niepotrzebne koszty.

Dla zarządców flotą narzędziem, które może okazać się pomocne przy poszukiwaniu możliwości optymalizacji w tym obszarze jest Qlik Sense. Program ten w bezpłatnej, legalnej i funkcjonalnej wersji można ściągnąć ze strony: http://www.macrologic.pl/rozwiazania_bi/analizy-biznesowe/o-platformie-qlik.

Mierzyć szerzej, wiedzieć więcej

Analizując koszty związane z zarządzaniem flotą, managerowie często skupiają się jedynie na analizie danych związanych bezpośrednio z samochodami. Tymczasem przyjęcie modelu procesowego i analiza danych pochodzących z różnych działów daje dużo bardziej klarowny obraz sytuacji. Taki model pozwala zmierzyć wydajność organizacji, udoskonalić jej działanie, zlokalizować potencjalne zagrożenia oraz wprowadzić innowacyjne rozwiązania optymalizujące te procesy.

Qlik Sense to narzędzie analityczne, które pozwala na zebranie danych pochodzących z różnych źródeł, a następnie uporządkowanie ich i przełożenie na jasne i zrozumiałe wykresy, z których można wyciągnąć konkretne i praktyczne wnioski. W przypadku analizy floty pozwala ono łączyć dane pochodzące z różnych etapów procesu np. z systemu FK (finanse i księgowość), z arkuszy flotowca (w nich zawarte są informacje o konkretnych użytkownikach, limitach, jakie zostały przyjęte dla stanowisk, markach i modelach samochodów, którymi się posługują oraz terenem, na którym działają), ale także dane HR, informujące o delegacjach i pokonanych w ich trakcie kilometrach.

Taka analiza procesu pozwala wyodrębnić tzw. „heavy users” aut, stworzyć dodatkowy miernik wskazujący na to, które naprawy i o ile przewyższają wartość księgową, a także przypatrzeć się kosztom modernizacji np. w podziale na poszczególne działy czy kosztom składowym poszczególnych modernizacji. W takim ujęciu wszelkie anomalie generujące ponadnormatywne koszty stają się widoczne jak na dłoni.

Wydatki Flotowe

Rys 1. Przedstawienie wyników analiz wydatków flotowych za pomocą platformy Qlik

 

Proste historie wsparciem w redukcji przekroczeń

Świadomość źródła kosztów to jedno, a ich redukcja to drugie. Twarde dane przedstawione w formie graficznej dają szanse na to, aby z pracownikami o nich porozmawiać. W tym kontekście pomocny okazuje się storytelling, czyli sztuka przekazywania informacji za pomocą prostych historii. Dzięki niemu łatwiej jest  przekonać odbiorców do określonych koncepcji oraz przekazać im trudne kwestie w łatwy i ciekawy sposób.

Rys 2. Pulpit analityczny dyrektora ds. finansów wygenerowany z programu Qlik

 

Qlik pozwala na zbudowanie opowieści opartej na faktach, a przez to obalić mity i stereotypy. Storytelling pozwala wyjaśnić współpracownikom etapy procesów i historie, które stoją za konkretną „kropką” ponad normą na wykresie. Taka opowieść może być doskonałą podstawą do dialogu o możliwych przyczynach i skutkach oraz sposobach na redukcję tych przekroczeń. W rezultacie możliwa jest zmiana podejścia pracowników i ich współpraca przy szukaniu efektywnych rozwiązań.

Chcesz skomentować, podyskutować lub nawiązać kontakt z autorem? Napisz: patrycja.ptaszek@macrologic.pl  

Czytaj też: Organizacja bez szefa, czyli turkusowy ideał

Patrycja Ptaszek-Strączyńska 

Dyrektor ds. finansów w Macrologic SA, odpowiada za politykę finansową, sprawozdawczość giełdową, komunikację z interesariuszami spółki, procesy wsparcia oraz zarządzanie flotą. Jest prezesem Stowarzyszenia Dyrektorów Finansowych FINEXA. Ukończyła studia doktoranckie w zakresie finansów w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie oraz studia menedżerskie MBA w Thames Valley University w Londynie.