18.10.2017

Dobór właściwego narzędzia IT to za mało, by wdrożenie było sukcesem

Wnioski z konferencji Business Process Management GigaCon

Czy wybór optymalnego narzędzia IT wspierającego zarządzanie to gwarancja poprawy efektywności przedsiębiorstwa i sukcesu takiego projektu? Niestety nie. Powodzenie lub porażka implementacji nowego systemu zależą bowiem od wielu czynników. Jakich? Odpowiedzi na to pytanie szukali uczestnicy zakończonej niedawno konferencji Business Process Management GigaCon.

Business Process Management GigaCon to prestiżowe wydarzenie poświęcone tematyce BPM (ang. Business Process Management) oraz osobom, które za sprawą tego typu rozwiązań pragną podnieść wydajność i efektywność swoich przedsiębiorstw. Tegoroczna impreza przyciągnęła liczne grono ekspertów specjalizujących się w optymalizacji procesów biznesowych. Jak zauważył Mateusz Macierzyński z Konica Minolta Business Solutions Polska, tak wysoka frekwencja podczas konferencji jest dowodem na to, że tematyka BPM, czyli zarządzanie kontraktami, procesami oraz dokumentami w naszym kraju jest już na wysokim poziomie.

Brak kompletnych informacji zwykle wywołuje plotkę oraz nieformalny obieg informacji wśród pracowników. A to skutkuje poczuciem zagrożenia, obawą przed utratą pracy, degradacją lub utratą części dochodów.

Projekt zakończony sukcesem

Projektem może być implementacja systemu informatycznego do organizacji, otwarcie pierwszego sklepu danej sieci handlowej czy opracowanie konkretnej liczby modeli danego produktu w ściśle określonym czasie. Jak tłumaczył Marek Kowalczyk z Mandarine Project Partners, powołując się na definicję PMI (Project Management Institute), czyli międzynarodowego stowarzyszenia zrzeszającego kierowników projektów: — Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podjęte do utworzenia unikatowego produktu, usługi lub wyniku.

Co więc zrobić, aby projekt zakończył się sukcesem? — Dobra analiza oraz właściwe zmapowanie procesu daje nam gwarancję, że przy dobrym zaangażowaniu i rzetelności projekt okaże się sukcesem — mówił podczas konferencji Mateusz Macierzyński z Konica Minolta Business Solutions Polska. I dodał: — Oczywiście istotne są także inne elementy: odpowiednie narzędzia, platformy i technologie.

Zdaniem Wiesława Grabowskiego ze Szkoły Zarządzania Zmianą analiza to podstawa. Dlatego, myśląc o wdrożeniu, powinniśmy zastanowić nad tym, jakich zasobów ludzkich oraz środków finansowych może nam brakować. Jeśli wykryjemy braki, musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, jakich kompetencji będzie wymagało wprowadzenie zmiany. Następnie powinniśmy się też zastanowić, jakie mogą być powody ewentualnego oporu naszych pracowników w tym kontekście oraz powinniśmy zakomunikować planowaną zmianę.

— Jeśli nasz projekt ma się zakończyć sukcesem, nie możemy zapomnieć o zaangażowaniu całego zespołu. Ludzie muszą wiedzieć, dlaczego, w jaki sposób oraz w jakim czasie będzie dokonywana implementacja. To pozwoli im zrozumieć i zaakceptować potrzebę wprowadzenia zmian — wyjaśniał Wiesław Grabowski.

Dobra analiza oraz właściwe zmapowanie procesu daje nam gwarancję, że przy dobrym zaangażowaniu i rzetelności projekt okaże się sukcesem. 

Ekspert przestrzegał przed brakiem wystarczających informacji dotyczących natury zmian oraz ich uzasadnienia: — Brak kompletnych informacji zwykle wywołuje plotkę oraz nieformalny obieg informacji wśród pracowników. A to skutkuje poczuciem zagrożenia, obawą przed utratą pracy, degradacją lub utratą części dochodów.

Uczestnicy konferencji Business Process Management GigaCon podkreślali też, że efektywne wdrożenie nowego systemu BPM dopasowanego do potrzeb organizacji wymaga czasu. Czasu na próby i testy oraz na to, by korzystający z niego pracownicy i osoby zarządzające nauczyli się, jak z niego korzystać.

redakcja@organizacjahoryzontalna.pl