Przejście firmy z zarządzania funkcjonalnego, opartego na silosach, na nowoczesny model, którym jest organizacja horyzontalna, to ogromna zmiana nie tylko dla kadry zarządzającej, ale dla wszystkich pracowników. Czy warto zatem dokonywać takiej rewolucji? Tak, jeśli firma ma być konkurencyjna i dążyć do roli lidera na rynku.
Tradycyjny podział przedsiębiorstwa na działy, tworzące pionowe, hierarchiczne silosy, to struktura bezpieczna, dająca poczucie porządku i przewidywalności. Jednak taki model sprawdza się tylko w stabilnym otoczeniu. Dziś rynek jest bardzo dynamiczny — co ma odzwierciedlenie w dużej zmienności potrzeb klientów — oraz wysoce konkurencyjny. W tej sytuacji usztywniona struktura może być dużym zagrożeniem dla rozwoju firmy. Warto zatem spojrzeć na organizację w bardziej elastyczny sposób: jak na całość, która — dążąc do osiągnięcia swoich celów — realizuje procesy biznesowe, przebiegające w naturalny dla siebie sposób na przestrzał firmy, czyli horyzontalnie, przy udziale różnych osób z różnych jednostek organizacyjnych.
Usztywniona struktura może być dużym zagrożeniem dla rozwoju firmy. Dlatego na organizację lepiej spojrzeć w bardziej elastyczny sposób: jak na całość, która realizuje procesy biznesowe,
Jak działa organizacja horyzontalna?
Bycie organizacją horyzontalną oznacza, że firma osiągnęła pełną świadomość swojego działania — i to na wielu szczeblach: począwszy od zrozumienia potrzeb rynku, po identyfikację konkretnych, pojedynczych elementów, będących składowymi realizowanych procesów. Firma, która zdefiniuje swoje procesy i zależności między nimi oraz określi mierniki ich efektywności, uzyskuje dzięki temu bardzo dobry system diagnostyczny i informacyjny. To pozwala jej uzyskiwać wiedzę na temat tego, w jaki sposób przebiegają procesy przez nią realizowane. W efekcie tego łatwo identyfikuje te elementy, które wymagają poprawy oraz te, które pozwolą podnieść efektywność. To z kolei przekłada się na zwiększenie rentowności działania. Taka samoświadomość pozwala również szybciej i trafniej reagować na zmiany w otoczeniu, co ma istotny wpływ na konkurencyjność firmy.
Każda zmiana zawsze niesie ze sobą pewne ryzyko. Taka obawa może powstrzymywać polskich przedsiębiorców przed podjęciem decyzji o przejściu na sposób funkcjonowania w modelu organizacji horyzontalnej. Jednak jeśli firma ma się rozwijać, a może nawet nadawać rytm konkurencji, to konieczne jest podejmowanie takich wyzwań. Bo choć dziś ugruntowany i sprawdzony sposób działania wydaje się bezpieczny, to już jutro może okazać się, że ogranicza on potencjał rozwojowy lub konkurencyjność danej organizacji. W dzisiejszej rzeczywistości biznesowej wymagania klientów są coraz wyższe i często się zmieniają, co skutkuje coraz krótszymi cyklami życia produktów. Dlatego właśnie każda organizacja, aby przetrwać na rynku, musi dynamicznie dostosowywać się do tego, co dzieje się w jej otoczeniu. W przypadku przedsiębiorstw działających w oparciu o jednostki organizacyjne (działy) i ich procedury takie zmiany są zazwyczaj albo bardzo trudne, albo wręcz niemożliwe do wdrożenia. W organizacjach horyzontalnych zmiana sposobu działania — oznaczająca tu przemodelowanie procesów — wynikająca ze zmian w otoczeniu firmy, jest dużo łatwiejsza. Działanie w oparciu o procesy wprowadza też nową kulturę w organizacji, której osią jest wspólne dążenie do realizacji celów całej firmy.
Krok po kroku w stronę nowego modelu zarządzania
Przemianę w organizację horyzontalną trzeba zacząć od opisania procesów, które zachodzą w firmie, a następnie dokonać ich analizy. W procesowym opisie funkcjonowania firmy należy wskazać, które procesy są krytyczne z punktu widzenia działalności firmy, a które mają charakter pomocniczy. W ustalanych procesach ważna jest rola właściciela procesu. To osoba, która odpowiada za sprawny przebieg danego procesu, zarówno od strony jego zdefiniowania, jak i w odniesieniu do takich kwestii jak sprawność współpracy i przekazywania informacji oraz ogólna wiedzy o tym, czemu służy dany proces, jakie cele firmy i otoczenia zewnętrznego realizuje.
W zarządzaniu horyzontalnym istotna jest kwestia specjalistycznego oprogramowania IT. Taki system ma być wsparciem dla pracowników w realizacji ich zadań wynikających z ustalonego przebiegu procesów.
Istotna jest tu kwestia specjalistycznego oprogramowania IT, w które należy wyposażyć firmę. Taki system ma być wsparciem dla pracowników w realizacji ich zadań wynikających z ustalonego przebiegu procesów oraz pokazywać im krok po kroku, co i kiedy mają wykonać.
Należy pamiętać, że nawet najbardziej zaawansowane narzędzia informatyczne nie zrobią wszystkiego za nas. Bardzo ważne jest znaczenie zmiany w zarządzaniu codzienną pracą przez szefów zespołów. Powinni oni zrozumieć, że ich pracownicy biorą udział w różnych procesach, a w związku z tym mogą potrzebować wsparcia. Oznacza to, że organizacja horyzontalna zmienia samo podejście do ludzi — przełożony jest tu bardziej partnerem i mentorem niż tylko szefem.
Zmiana dotyczy też samych pracowników. W organizacji horyzontalnej stają się oni bardziej samodzielni i zmotywowani. I co najważniejsze: otwarci na kolejne zmiany w przyszłości.
Członek zarządu Macrologic SA. Ekspert do spraw oprogramowania i rozwiązań IT. W Macrologic zarządza Działem Rozwoju Oprogramowania oraz nadzoruje obszar zarządzania Personelem. Absolwentka informatyki na Politechnice Warszawskiej oraz studiów podyplomowych na kierunku rachunkowość finansowa
i zarządcza w Szkole Głównej Handlowej.
