— Kluczowym elementem procesowego systemu ERP — np. Macrologic Merit — jest modelowanie procesów — tłumaczy Sławomir Lustyk, starszy konsultant ds. systemów ERP w Macrologic SA. — Dzięki temu każda firma może ustawić proces tak, by spełniał on jej oczekiwania, a następnie… przemodelować go ponownie, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.

Jak wygląda takie przemodelowanie w praktyce? Wyobraźmy sobie, że w firmie X wydatki na cele biurowe zaczęły gwałtownie rosnąć. Z wstępnej analizy procesu wynika, że winnym może być brak kontroli nad tego typu zamówieniami ze strony dyrektora finansowego. Oznacza to, że powyżej pewnej wartości jego akceptacja powinna stać się nieodłącznym elementem procesu zatwierdzania dokumentów księgowych.

Dzięki procesowemu ERP, Macrologic Merit, w procesie wystarczy dodać nowy element zatwierdzający — czyli właśnie wspomnianego dyrektora finansowego — oraz określić dolny pułap wartości księgowej dokumentu, od którego jego akceptacja jest wymagana. Dzięki kilku prostym ruchom myszki i kliknięciu „zatwierdź” zmiana w procesie może zostać wdrożona równocześnie w całej firmie, a w rezultacie firma zyska możliwość większej kontroli nad wydatkami.

Czytaj i oglądaj również: Procesowy system ERP w praktyce: analiza procesów

Korzystając z procesowego systemu ERP możemy mierzyć czas trwania wszystkich czynności w danym procesie — od momentu przydzielenia tej czynności użytkownikowi, aż do zakończenia obsługi tej czynności. Dzięki temu w praktyce w prosty i szybki sposób możemy się dowiedzieć, jak — krok po kroku — przebiega interesujący nas proces.

Ekspert Macrologic na przykładzie wystawienia dokumentu sprzedaży prezentuje,  jak dokonać usprawnienia takiego procesu przy wykorzystaniu procesowego narzędzia klasy ERP.  I tak w podanym przykładzie cały proces trwa 8 godz. 44 min., z czego  6 godz. 34 min. zajmuje akceptacja faktury przez kierownika. — W takiej sytuacji możemy podjąć decyzję o skróceniu czasu akceptacji dokumentu sprzedaży np. do 5 godz. W tym celu pewne czynności możemy zautomatyzować. I tak np. faktury do 1.000 zł mogłyby być akceptowane automatycznie, co przełoży się na optymalizację całego procesu — wyjaśnia Sławomir Lustyk.

Drugim elementem wymagającym usprawnienia jest wydruk dokumentu, która to czynność w omawianym procesie trwa średnio 2 godz. 34 min. Ekspert Macrologic pokazuje, że ten etap realizacji procesu można znacząco przyspieszyć, zastępując konieczność wydruku wysyłką dokumentu w formie elektronicznej.

— Aby dowiedzieć się, które czynności stanowią wąskie gardła w sposobie działania naszej organizacji, warto korzystać z aplikacji, które umożliwiają nam analizę poszczególnych czynności w procesie — podsumowuje Sławomir Lustyk, prezentując pulpit narzędzia, z wykorzystaniem którego można szczegółowo drążyć wskaźniki opisujące czynności w ramach poszczególnych procesów. 

Czytaj i oglądaj również: Procesowy system ERP w praktyce: predefiniowane procesy

Jednym z kluczowych elementów tego systemu jest baza niemal 200 predefiniowanych procesów. Umożliwiają one szybkie wdrożenie systemu w firmie, gdyż ich zakres obejmuje najważniejsze obszary organizacji, takie jak: zasoby ludzkie, sprzedaż, zakupy, gospodarkę magazynową, produkcję, finanse i księgowość, controlling.

Ekspert zaprezentował, jak takie predefiniowane procesy wyglądają w systemie i jakie są ich wyróżniki. W nagraniu możemy to prześledzić na podstawie trzech przykładów procesów: zamówienia sprzedaży z realizacją, zatrudnienia pracownika oraz powołania zlecenia na podstawie zamówienia.

Czytaj i oglądaj również: Optymalizacja procesów finansowych usprawnia działanie firmy

O tym, jak system działa w praktyce, w specjalnym materiale wideo opowiada starszy konsultant ds. systemów ERP w Macrologic SA — Sławomir Lustyk.

Jednym z nowoczesnych rozwiązań, które oferuje najnowszy, procesowy system ERP jest interaktywny, spersonalizowany pulpit. Co ważne, nie składa się on z modułów, ale z jednej aplikacji, co znacząco ułatwia pracę, eliminując konieczność korzystania z kilku aplikacji w celu pozyskania pożądanych danych uwzględniających różne parametry czy konteksty. Każdy pracownik ma dostęp do tych funkcji, które wynikają z roli, jaką pełnią w danym procesie firmy. Tym samym widzi, jakie aktualnie zadania powinien wykonać.

Funkcjonalnością nowego systemu, która usprawnia pracę i pomaga w jej porządkowaniu jest lista zadań. — Pracownik ma na swoim spersonalizowanym pulpicie w systemie listę zadań przydzielonych mu do wykonania. Wchodząc w szczegóły tej listy, widzi nie tylko, jakie zadania powinien wykonać, ale również, jak jego zadanie wpływa na cały proces w firmie — tłumaczy Sławomir Lustyk.

Więcej o Macrologic Merit można dowiedzieć się tu: http://organizacjahoryzontalna.pl/macrologic-merit-czyli-nowa-perspektywa-zarzadzania/