06.02.2017

Optymalizacja procesów finansowych usprawnia działanie firmy

Usprawnianie procesów finansowo-księgowych w organizacji można podzielić na dwa etapy: „detektywistyczny” oraz etap codziennego zarządzania procesem. W pierwszym szukamy tzw. „wąskich gardeł”, które powodują zakłócenia w przebiegu procesu. W drugim etapie obserwujemy, na ile proces i jego poszczególne zadania są realizowane w ustalonych ramach czasowych i wydajnościowych — tłumaczy Patrycja Ptaszek-Strączyńska, dyrektor ds. finansów w Macrologic SA.

Zdaniem eksperta Macrologic procesy, w których uczestniczą działy finansów czy księgowości warto optymalizować — np. poprzez wprowadzenie e-dokumentów — ponieważ są one istotne dla sprawnego działania całej firmy. — Zespoły finansowe otrzymują mnóstwo informacji ze strony zewnętrznej, spoza świata firmy, ale również bardzo dużo zapisów ze strony naszych kolegów, współpracowników — mówi Patrycja Ptaszek-Strączyńska. I dodaje: — Z drugiej strony przygotowujemy informacje, z których korzystają pracownicy, kierownicy, zarząd, akcjonariusze i organa skarbowe. A zatem księgowość istniejąca sama dla siebie „nie występuje w przyrodzie”.

Optymalizację procesów finansowo-księgowych warto podzielić na dwa etapy: „detektywistyczny” oraz codziennego zarządzania procesem. — W tym pierwszym etapie szukamy rozwiązań systemowych. I tak na przykład, mówiąc o zmianie polegającej na wprowadzeniu e-dokumentów jako podstawie działania księgowości, możemy zaproponować działania związane z tym, by tych e-dokumentów — dotyczących zaliczek, delegacji itp. — było jak najwięcej, bo to istotnie przyśpiesza obieg informacji — mówi Patrycja Ptaszek-Strączyńska.

Ekspert Macrologic tłumaczy dalej, że elektroniczny obieg informacji w firmie sprzyja wypracowaniu mechanizmu samozarządzania w przedsiębiorstwie. — Elektroniczne informacje możemy dystrybuować do oddziałów, zespołów, które w danej chwili są mniej obciążone pracą. To owocuje tym, że na przykład w przypadku urlopów nie mamy kłopotów z rozdzielaniem pracy. Tę pracę, która jest do wykonania, koledzy dzielą między sobą bez angażowania kierownika, bez rozstrzygania, kto w tym tygodniu będzie za kogo pracował — zaznacza Patrycja Ptaszek-Strączyńska.

Z kolei drugi etap optymalizacji polega na obserwowaniu, na ile proces i jego poszczególne zadania są realizowane w ustalonych ramach czasowych i wydajnościowych. — Dzięki takiemu mechanizmowi widzimy, kto zgromadził już znaczną liczbę dokumentów, które czekają na opis albo akceptację. Wówczas z ponagleniami zwracamy się już tylko do osób, które rzeczywiście mają coś na sumieniu. Bo nie ma nic bardziej irytującego niż standardowe maile wysyłane co miesiąc do wszystkich pracowników: „przypominam, że zamykamy miesiąc i proszę o akceptację waszych faktur, zaliczek i dokumentów kosztowych w obiegu” — dodaje Patrycja Ptaszek-Strączyńska.

Czytaj też: Spójrzmy na 2017 rok horyzontalnie!