Cele i pierwsze efekty skoncentrowania organizacji na przebiegu oraz efektywności procesów biznesowych prześledzimy na przykładzie trzech firm z różnych sektorów rynku: Banach Outsourcing — doradcy w zakresie m.in. usług finansowo-księgowych, Slican — producenta, operatora i usługodawcy telekomunikacyjnego oraz PZN — firmy oferującej usługi z zakresu zarządzania nieruchomościami.

Zalety procesowości w zarządzaniu to przede wszystkim usprawnienie pracy w organizacji, zwiększenie jej efektywności, a także wsparcie w obronie przed działaniem konkurencji czy niewłaściwym zarządzaniem finansami wewnątrz przedsiębiorstwa.

Ze względu na wysoki koszt zarówno samego oprogramowania, jak i jego implementacji, do 2016 roku niewiele firm z sektora MŚP mogło pozwolić sobie na przejście na procesowy model zarządzania oraz na zakup rozwiązania IT opartego o ten sam ideał zarządczy. Rewolucją w tym zakresie okazało się wprowadzenie do sprzedaży jesienią zeszłego roku wspomnianego już rozwiązania Macrologic Merit. Pierwszy polski system klasy ERP oparty na procesowości zmienił sytuację na rynku systemów ERPów, a od jego debiutu coraz więcej firm z różnych branż decyduje się na nowy, skuteczny, sposób zarządzania skoncentrowany na procesach.

Tajemnica sukcesu tkwi w procesowości

Aby móc kierować firmą w sposób horyzontalny, należy zacząć od zdefiniowania, opisania i zamodelowania procesów biznesowych przebiegających przez organizację. Trzeba jednak pamiętać, że raz ułożony proces nie pozostaje niezmienny. Procesy biznesowe należy bowiem monitorować, usprawniać i optymalizować. Muszą one być dopasowane do dynamicznie zmieniającego się rynku oraz do wewnętrznych zmian zachodzących w organizacji, związanych np. z rotacją zespołu, nową strukturą kompetencyjną czy wiekową.

Zalety procesowości w zarządzaniu to przede wszystkim usprawnienie pracy w organizacji, zwiększenie jej efektywności, a także wsparcie w obronie przed działaniem konkurencji czy niewłaściwym zarządzaniem finansami wewnątrz przedsiębiorstwa. Co istotne, to właśnie poziom efektywności zarządzania procesami wspartego systemem klasy ERP w dużym stopniu wynika z możliwości modyfikacji procesów zaimplementowanych właśnie do systemu informatycznego.

Pierwszy polski system klasy ERP oparty na procesowości zmienił sytuację na rynku systemów ERPów, a od jego debiutu coraz więcej firm z różnych branż decyduje się na nowy, skuteczny, sposób zarządzania skoncentrowany na procesach.

Uproszczenie procesów i usprawnienie przepływu informacji

Bodźcem do przejścia na procesowy model zarządzania dla firmy Banach Outsourcing była chęć uproszczenia skomplikowanych procesów i usprawnienie przepływu informacji między działami w firmach jej klientów.

— Po szczegółowym rozpoznaniu rynku doszliśmy do wniosku, że rozwiązanie Macrologic Merit jest w stanie sprostać zarówno naszym oczekiwaniom, jak i potrzebom naszych klientów, ponieważ to pierwszy polski system skoncentrowany właśnie na wspieraniu firm w realizacji ich procesów biznesowych — począwszy od ich modelowania, poprzez bieżącą obsługę i monitorowanie, po analizę efektywności. W rozwiązaniu Macrologic Merit zdefiniowane są procesy, co z jednej strony pozwala nam na sprawne wdrożenie systemu u klienta, a z drugiej — na szybkie ustawienie optymalnego przebiegu głównych procesów biznesowych, co z kolei przekłada się na zwiększenie ich efektywności i szybkie osiąganie wymiernych efektów biznesowych. Korzyści dla naszych klientów uzyskujemy za sprawą optymalizacji obsługi tych procesów oraz ich automatyzacji. Te czynniki w outsourcingu usług biznesowych są kluczowe, zatem przesądziły o naszym wyborze systemu — mówi Katarzyna Banach, prezes zarządu Banach Outsourcing.

Bieżąca ocena zjawisk gospodarczych i finansowych

Firmie Slican zależało natomiast na możliwości zyskania dostępu do analiz i wykresów pozwalających na bieżącą ocenę zjawisk gospodarczych i finansowych w firmie.

— Chcemy wdrożyć system Macrologic Merit, ponieważ oferuje on nowe, procesowe podejście do wsparcia pracy pracowników i menedżerów. Dla nas istotną cechą jest również możliwość korzystania z analiz i wykresów, które umożliwią nam bieżącą ocenę zjawisk gospodarczych i finansowych w firmie — mówi Grzegorz Piszczek, prezes zarządu w firmie Slican.

Aby móc kierować firmą w sposób horyzontalny, należy zacząć od zdefiniowania, opisania i zamodelowania procesów biznesowych przebiegających przez organizację. Trzeba jednak pamiętać, że raz ułożony proces nie pozostaje niezmienny. Procesy biznesowe należy bowiem monitorować, usprawniać i optymalizować. 

Spojrzenie na firmę z „lotu ptaka”

Przy decyzji o wdrożeniu systemu Macrologic Merit dla Przedsiębiorstwa Zarządzania Nieruchomościami kluczowe było to, że procesowe podejście da im możliwość spojrzenia na firmę „z lotu ptaka”, a tym samym zobaczenia całego procesu „z góry”. Oprócz tego dla PZN istotne było dokonanie analizy procesu, a następnie wdrożenie potrzebnych zmian, co przyczynia się do skuteczniejszego  budowania przewagi konkurencyjnej.

— To, co przykuło naszą uwagę to nowoczesność i elastyczność nowego rozwiązania. Moim zdaniem to właśnie procesowe podejście, czyli możliwość spojrzenia na firmę „z lotu ptaka”, przeanalizowania, co działa, co nie działa (i dlaczego), a następnie błyskawiczne wdrożenie zmian optymalizacyjnych daje możliwość budowania przewagi konkurencyjnej. Macrologic Merit to produkt przyszłościowy — tłumaczy Rozalia Róża Całka, dyrektor Pionu Finansów i Kadr w Przedsiębiorstwie Zarządzania Nieruchomościami.

Dodatkowo, każda z wspomnianych firm jest zdania, że horyzontalny model zarządczy pozwala jej wejść na wyższy poziom zarządzania. A to przekłada się na zwiększanie efektywności biznesowej.

Czytaj też: Cierpisz na niedobory kadrowe? Pomyśl o zarządzaniu procesowym! 

Firma Target powstała z myślą o wszystkich wielbicielach ogrodnictwa. Już od 25 lat oferuje produkty skierowane do sektora ogrodniczego. Jej produkty tworzone są na bazie naturalnych substancji — Target Natural, które mogą być alternatywą dla tradycyjnych środków chemicznych.

Rozwój firmy i koncentracja na jak najlepszej obsłudze realizowanych procesów biznesowych skłonił zarządzających firmą do podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu Macrologic Merit. Jak wyjaśnia Tomasz Zapała, prezes zarządu Target, celem implementacji systemu była likwidacja barier i podziałów w przedsiębiorstwie, burzenie silosów powstających w działach, oddziałach czy zakładach przedsiębiorstwa.

— Zarządzanie procesowe obsługiwane przez system Merit jest skutecznym sposobem na przełamywanie ścianek tych silosów. Obok ciągłych aktualizacji oprogramowania i możliwości rozbudowywania go bez zakłócania bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa był to główny powód, dla którego zdecydowaliśmy się na przejście na system Merit, pierwszy prawdziwy polski procesowy system ERP — podkreśla Tomasz Zapała.

Czytaj też: Procesowe podejście to budowa przewagi konkurencyjnej — Macrologic Merit w PZN

Przedsiębiorstwo Zarządzania Nieruchomościami świadczy specjalistyczne usługi na rynku nieruchomości od 1996 roku. Firma zajmuje się profesjonalnym zarządzaniem nieruchomościami biurowymi, handlowo-usługowymi, magazynowymi i przemysłowymi.

PZN zdecydowało się na wdrożenie procesowego systemu ERP firmy Macrologic.

– To, co przykuło naszą uwagę to nowoczesność, elastyczność i procesowe podejście. Moim zdaniem to właśnie procesowe podejście, czyli możliwość zobaczenia całego procesu z góry, dokonania jego analizy i następnie w konsekwencji wdrożenia zmian i optymalizacji daje możliwość budowania przewagi konkurencyjnej. Jest to po prostu produkt przyszłościowy, który daje możliwość bycia elastycznym — mówi Rozalia Róża Całka, dyrektor Pionu Finansów i Kadr w Przedsiębiorstwie Zarządzania Nieruchomościami.

Czytaj też: Status quo to wyrok dla firmy 

— Kluczowym elementem procesowego systemu ERP — np. Macrologic Merit — jest modelowanie procesów — tłumaczy Sławomir Lustyk, starszy konsultant ds. systemów ERP w Macrologic SA. — Dzięki temu każda firma może ustawić proces tak, by spełniał on jej oczekiwania, a następnie… przemodelować go ponownie, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.

Jak wygląda takie przemodelowanie w praktyce? Wyobraźmy sobie, że w firmie X wydatki na cele biurowe zaczęły gwałtownie rosnąć. Z wstępnej analizy procesu wynika, że winnym może być brak kontroli nad tego typu zamówieniami ze strony dyrektora finansowego. Oznacza to, że powyżej pewnej wartości jego akceptacja powinna stać się nieodłącznym elementem procesu zatwierdzania dokumentów księgowych.

Dzięki procesowemu ERP, Macrologic Merit, w procesie wystarczy dodać nowy element zatwierdzający — czyli właśnie wspomnianego dyrektora finansowego — oraz określić dolny pułap wartości księgowej dokumentu, od którego jego akceptacja jest wymagana. Dzięki kilku prostym ruchom myszki i kliknięciu „zatwierdź” zmiana w procesie może zostać wdrożona równocześnie w całej firmie, a w rezultacie firma zyska możliwość większej kontroli nad wydatkami.

Czytaj i oglądaj również: Procesowy system ERP w praktyce: analiza procesów

Korzystając z procesowego systemu ERP możemy mierzyć czas trwania wszystkich czynności w danym procesie — od momentu przydzielenia tej czynności użytkownikowi, aż do zakończenia obsługi tej czynności. Dzięki temu w praktyce w prosty i szybki sposób możemy się dowiedzieć, jak — krok po kroku — przebiega interesujący nas proces.

Ekspert Macrologic na przykładzie wystawienia dokumentu sprzedaży prezentuje,  jak dokonać usprawnienia takiego procesu przy wykorzystaniu procesowego narzędzia klasy ERP.  I tak w podanym przykładzie cały proces trwa 8 godz. 44 min., z czego  6 godz. 34 min. zajmuje akceptacja faktury przez kierownika. — W takiej sytuacji możemy podjąć decyzję o skróceniu czasu akceptacji dokumentu sprzedaży np. do 5 godz. W tym celu pewne czynności możemy zautomatyzować. I tak np. faktury do 1.000 zł mogłyby być akceptowane automatycznie, co przełoży się na optymalizację całego procesu — wyjaśnia Sławomir Lustyk.

Drugim elementem wymagającym usprawnienia jest wydruk dokumentu, która to czynność w omawianym procesie trwa średnio 2 godz. 34 min. Ekspert Macrologic pokazuje, że ten etap realizacji procesu można znacząco przyspieszyć, zastępując konieczność wydruku wysyłką dokumentu w formie elektronicznej.

— Aby dowiedzieć się, które czynności stanowią wąskie gardła w sposobie działania naszej organizacji, warto korzystać z aplikacji, które umożliwiają nam analizę poszczególnych czynności w procesie — podsumowuje Sławomir Lustyk, prezentując pulpit narzędzia, z wykorzystaniem którego można szczegółowo drążyć wskaźniki opisujące czynności w ramach poszczególnych procesów. 

Czytaj i oglądaj również: Procesowy system ERP w praktyce: predefiniowane procesy

W każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, zachodzi szereg procesów, składających się z wielu czynności. Aby skutecznie nimi zarządzać, każde przedsiębiorstwo potrzebuje odpowiednich narzędzi informatycznych, które pozwolą je uporządkować. 

Ekspert Macrologic zwraca uwagę, że procesowość można wprowadzić do organizacji, wykorzystując jeden z dwóch wariantów. Pierwszym z nich jest analiza i opis procesów, a następnie dobór odpowiedniego narzędzia informatycznego. Drugim — skorzystanie z predefiniowanych procesów w systemie ERP.

— Dobrym pomysłem jest wykorzystanie dedykowanego narzędzia — procesowego systemu klasy ERP, np. Macrologic Merit. Ten system autorstwa Macrologic posiada już blisko 200 zdefiniowanych procesów gotowych do wykorzystania oraz prawie 1 000 czynności, które składają się na poszczególne procesy — mówi Jarosław Witwicki.

Wśród korzyści wynikających z implementacji takiego rozwiązania jest podniesienie efektywności danego przedsiębiorstwa oraz możliwość identyfikacji „wąskich gardeł” w firmie.

— Kadra zarządzająca ma dostęp do liczby realizowanych procesów oraz czasów ich realizacji, a to pozwala na optymalizację poszczególnych procesów — podsumowuje Jarosław Witwicki.

Wprowadzenie procesowości to jednak nie tylko korzyść dla menadżerów. Pracownicy otrzymują bowiem spersonalizowane i dostosowane do indywidualnych potrzeb narzędzie, w którym udostępniane są tylko te czynności, do których pracownik jest przypisany. Wchodząc w zdefiniowaną listę zadań do wykonania, jest on de facto prowadzony „za rękę”. A to w praktyce oznacza, że system podpowiada mu, jakie czynności „krok po kroku” powinien realizować. 

Czytaj i oglądaj również: Procesowy system ERP w praktyce: predefiniowane procesy

Jednym z kluczowych elementów tego systemu jest baza niemal 200 predefiniowanych procesów. Umożliwiają one szybkie wdrożenie systemu w firmie, gdyż ich zakres obejmuje najważniejsze obszary organizacji, takie jak: zasoby ludzkie, sprzedaż, zakupy, gospodarkę magazynową, produkcję, finanse i księgowość, controlling.

Ekspert zaprezentował, jak takie predefiniowane procesy wyglądają w systemie i jakie są ich wyróżniki. W nagraniu możemy to prześledzić na podstawie trzech przykładów procesów: zamówienia sprzedaży z realizacją, zatrudnienia pracownika oraz powołania zlecenia na podstawie zamówienia.

Czytaj i oglądaj również: Optymalizacja procesów finansowych usprawnia działanie firmy

O tym, jak system działa w praktyce, w specjalnym materiale wideo opowiada starszy konsultant ds. systemów ERP w Macrologic SA — Sławomir Lustyk.

Jednym z nowoczesnych rozwiązań, które oferuje najnowszy, procesowy system ERP jest interaktywny, spersonalizowany pulpit. Co ważne, nie składa się on z modułów, ale z jednej aplikacji, co znacząco ułatwia pracę, eliminując konieczność korzystania z kilku aplikacji w celu pozyskania pożądanych danych uwzględniających różne parametry czy konteksty. Każdy pracownik ma dostęp do tych funkcji, które wynikają z roli, jaką pełnią w danym procesie firmy. Tym samym widzi, jakie aktualnie zadania powinien wykonać.

Funkcjonalnością nowego systemu, która usprawnia pracę i pomaga w jej porządkowaniu jest lista zadań. — Pracownik ma na swoim spersonalizowanym pulpicie w systemie listę zadań przydzielonych mu do wykonania. Wchodząc w szczegóły tej listy, widzi nie tylko, jakie zadania powinien wykonać, ale również, jak jego zadanie wpływa na cały proces w firmie — tłumaczy Sławomir Lustyk.

Więcej o Macrologic Merit można dowiedzieć się tu: http://organizacjahoryzontalna.pl/macrologic-merit-czyli-nowa-perspektywa-zarzadzania/

Macrologic Merit to innowacyjne podejście do sposobu zarządzania średnim i dużym przedsiębiorstwem.  W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów ERP, które pomagają sprawnie realizować zadania w pionowych komórkach organizacyjnych, nowe rozwiązanie wesprze przedsiębiorstwa działające w sposób horyzontalny i pozwoli im kompleksowo zarządzać zachodzącymi w nich procesami.

— Tworząc Macrologic Merit, mieliśmy na celu jeszcze większe wsparcie naszych klientów w ich rozwoju. W efekcie tego dzisiaj nie ma lepszego rozwiązania na rynku pod względem merytorycznym niż Macrologic Merit. Bo już w swoim DNA odpowiada polskiemu systemowi gospodarczemu oraz jest zgodny z naszymi przepisami prawa — tłumaczy prezes Macrologic SA, Barbara Skrzecz-Mozdyniewicz. I dodaje: — Nie ma na rynku drugiego takiego produktu, który pozwala zarządzać organizacją w sposób procesowy i którego jednocześnie nie trzeba dostosowywać do specyfiki naszego prawa. Od dzisiaj polskie przedsiębiorstwa, które chcą się rozwijać i być coraz bardziej konkurencyjne, mogą skorzystać z proponowanego przez nas pierwszego polskiego procesowego ERP.

System, dzięki któremu zobaczysz swoją firmę z lotu ptaka

W Macrologic Merit każdy z procesów dzięki modelerowi można w łatwy sposób przemodelować. W ten sposób przebieg procesu w systemie może być dostosowywany do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Macrologic Merit ma umożliwić przedsiębiorcom spojrzenie na całość organizacji, a nie jedynie na poszczególne działy firmy. System działa horyzontalnie czyli równolegle do realizowanych czynności, integrując wszystkie role i działy w firmie.

— Stworzyliśmy pierwszy polski system ERP oparty na zarządzaniu procesami. Dzięki niemu wspólnie z klientami możemy popatrzeć na nasze organizacje z innej perspektywy. A ta perspektywa daje nam nowe możliwości w zarządzaniu przedsiębiorstwem — mówi Jarosław Witwicki, członek zarządu i dyrektor ds. sprzedaży w Macrologic SA. I podkreśla: — Nazwa Macrologic Merit odnosi się do faktu, że dla naszych klientów ważna jest istota problemu — czyli meritum — który nasz system pozwala rozwiązywać. A jednocześnie nazwa ta podkreśla, że nasze rozwiązanie niesie dla klienta wartość.

Macrologic Merit  zawiera bogaty pakiet —  blisko 200 — predefiniowanych procesów, dotyczących np. produkcji, zamówień czy księgowości. To pozwala na szybie uruchomienie i wdrożenie systemu w przedsiębiorstwie. Nie oznacza jednak, że firmy będą musiały w sposób rygorystyczny przystosowywać się do gotowych szablonów. Bo każdy z procesów, nawet w trakcie pracy systemu — co jest dużym atutem Macrologic Merit — dzięki modelerowi można w łatwy sposób przemodelować. W ten sposób przebieg procesu w systemie może być dostosowywany do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Macrologic Merit w praktyce

Pulpit — to on jest centrum dowodzenia w systemie. Inaczej niż w tradycyjnych rozwiązaniach ERP, w Macrologic Merit mamy do czynienia z jedną aplikacją, a nie zestawem modułów. Każdy z użytkowników ma swój własny spersonalizowany pulpit, z którego ma dostęp do tych funkcji, które wynikają z jego roli w procesach organizacji. — Dzięki temu może on efektywnie wykonywać swoje zadania bez konieczności poszukiwania różnych funkcji systemu. Każdy pracownik widzi też, jakie zadania, wynikające z wcześniej uruchomionych procesów przebiegających aktualnie w firmie, ma do zrealizowania — tłumaczy Jarosław Witwicki. Z pulpitu można też w łatwy sposób uruchomić nowy proces i zapoznać się z jego przebiegiem.

W praktyce wygląda to tak: pracownik widzi na liście, jakie zadanie ma aktualnie realizować. Po wybraniu zadania z listy aplikacja prowadzi go niemal za rękę przy wprowadzaniu danych lub wykonywaniu innych operacji systemu. Ma on również dostęp do podglądu całego procesu. Widzi, jakie konkretnie zadania aktualnie realizuje oraz kto był odpowiedzialny za poprzednie czynności w procesie. Również adaptacja nowego pracownika albo wprowadzenie obecnego do nowych obowiązków jest łatwiejsze i mniej kosztowne.

Koszty utrzymania Macrologic Merit są nieporównywalnie mniejsze od kosztów zagranicznych systemów. System został tak skonstruowany, by osoba bez wiedzy informatycznej mogła samodzielnie zmieniać procesy. 

Pracownicy wsparci systemem Macrologic Merit sprawnie funkcjonują na styku różnych działów i zespołów. Proces przebiega bowiem w całej organizacji niezależnie od działów, co poprawia komunikację oraz świadomość swojej roli w firmie. Dodatkowo pracownik dysponuje wyczerpującą dokumentacją z instrukcjami dokonywania poszczególnych czynności, także w postaci filmów. To umożliwia samodzielnie uzyskiwanie niezbędnych informacje do realizacji zadań.

Z kolei wykorzystanie mierników i graficzna analiza pomagają kontrolować przebieg procesu i eliminować tzw. wąskie gardła, które powodują opóźnienia. Analiza procesów to niewątpliwie cenne źródło informacji dla zarządzających i właścicieli procesów.

Macrologic Merit posiada jeszcze jedną zaletę. Koszty utrzymania systemu są nieporównywalnie mniejsze od kosztów zagranicznych systemów. Dlaczego? Bo zagraniczne systemy są na tyle skomplikowane, że muszą być obsługiwane przez specjalistów. Macrologic Merit natomiast został tak skonstruowany, by osoba bez wiedzy informatycznej, a jedynie po wcześniejszym przeszkoleniu, mogła samodzielnie modelować i zmieniać procesy. A to oznacza spore oszczędności.