Istnieją dwa poziomy posługiwania się BPMN (z ang. Business Process Modeling Notation), czyli graficznym przedstawieniem procesów zachodzących w organizacji: poziom podstawowy polegający na umiejętności zrozumienia diagramów procesów oraz poziom zaawansowany, gdzie użytkownicy tworzą diagramy procesów.

— Na pierwszym poziomie posługiwania się notacją BPMN wystarczy czytać diagramy procesów ze zrozumieniem. Na bazie graficznej formy wyciągać wnioski dotyczące danego procesu — co ten proces powoduje, z jakich czynności się składa oraz jaką ma logikę — mówi w rozmowie z portalem Organizacjahoryzontalna.pl Przemysław Plecka, szef projektu w Macrologic.

Zdaniem eksperta samo zdobycie umiejętności posługiwania się procesami jest proste. Poznanie około dwudziestu najczęściej używanych symboli pozwala bowiem na zrozumienie całego procesu. Jak podkreśla Przemysław Plecka, w stosunku do posługiwania się np. językiem obcym wspomniana notacja nie jest skomplikowana. Aby mówić i pisać w języku obcym, trzeba bowiem znać około tysiąca słów, zasady gramatyczne oraz reguły wymowy. W przypadku BPMN wystarczy natomiast znajomość zaledwie dwudziestu symboli.

— Chcąc posługiwać się notacją BPMN na poziomie bardziej zaawansowanym, trzeba posiadać już umiejętność tworzenia modeli, czyli mapowania procesów — zauważa ekspert. I dodaje — Tutaj oprócz znajomości symboli w BPMN oraz zasad ich stosowania wymagane są jeszcze umiejętności analityczne i zdolność abstrakcyjnego myślenia. A wszystko po to, aby z rzeczywistych procesów „wyłuskać” te istotne cechy, które później należy przenieść do modelu.

Na rynku dostępne są różne narzędzia cyfrowe, które można wykorzystać do implementacji BPMN. Najczęstszym kryterium wyboru konkretnego narzędzia jest to kosztowe — cena licencji. Dodatkowo brane są również pod uwagę kryteria związane z umiejętnością posługiwania się wybranymi narzędziami przez użytkowników.

Czytaj i oglądaj też: Walczysz o udziały w rynku? Pomyśl o wdrożeniu BPMN!

— Proces realizacji zamówienia na etapie dostawy do klienta przebiega następująco: klient składający zamówienie obsługiwany jest na wejściu przez sprzedaż, dalej produkcja przygotowuje towar, a następnie gotowy produkt dostarczany jest do zamawiającego. Problem zwykle stanowi element procesu już po produkcji, czyli dostawa — mówi ekspert.

A jak wygląda przykładowy proces realizacji zamówienia?

Zazwyczaj np. na trzy miesiące przed terminem realizacji sprzedaż komunikuje o planie produkcji. Na tej podstawie logistyka kontraktuje załadunek i transport. Mniej więcej miesiąc przed planowanym terminem dostawy dział produkcji aktualizuje termin. Update to niezbędny element tego procesu, ponieważ podczas produkcji prawie zawsze zdarzają się jakieś opóźnienia. A co za tym idzie, logistyka musi skorygować termin załadunku i transportu. Dlatego taka aktualizacja powinna być dokonana np. miesiąc przed planowanym terminem, następnie dwa tygodnie oraz tydzień przed. Na koniec tego procesu kontrola zgłasza odbiór lub jego brak. Jeśli mamy do czynienia z brakiem odbioru, to w takiej sytuacji cała produkcja musi zrobić pewne korekty wyrobu. A jeżeli pojawiają się takie korekty, to sprzedaż ma obowiązek poinformowania klientów o opóźnieniu w dostarczeniu towaru. Tym samym dział logistyki na własną rękę ponownie musi uzgadniać załadunek. Takie informacje krążą wtedy w jedną i drugą stronę. A zatem mamy tutaj do czynienia ze zmiennością nie do opanowania, czyli obrazem procesu pogrążonego w chaosie.  

Jak więc usprawnić proces realizacji zamówienia na etapie dostawy?

— W celu uporządkowania procesu narysowaliśmy oś czasu, na której zaznaczyliśmy termin trzech miesięcy od dostawy, miesiąca, pięciu i dwóch dni oraz właściwy dzień dostarczenia towaru — wyjaśnia Andrzej Bogusz. I dodaje: — Na trzy miesiące przed dostawą sprzedaż daje zwykle plan sprzedaży, a produkcja plan produkcji. Miesiąc przed planowym dostarczeniem towaru produkcja, w razie wystąpienia takiej potrzeby, aktualizuje termin. Na pięć oraz dwa dni przed produkcja podaje aktualny status swojej pracy. Dzień przed planowaną dostawą produkcja potwierdza status. A w sam dzień planowanej dostawy kontrola jakości zgłasza odbiór.

Jak podkreśla ekspert, te dni mogą się oczywiście przesuwać. Chodzi jednak o uniknięcie chaosu informacyjnego. W tym celu na środku wizualizacji naszego procesu została wyodrębniona pozycja koordynatora całego procesu, który jest w bezpośrednim kontakcie z dostawcami załadunku i transportu, jak również jest jedynym punktem wejściowym i wyjściowym informacji o terminach.

— W ten sposób chaotyczny proces realizacji zamówienia został uporządkowany przez dodanie stanowiska koordynatora. A to pozwoliło zaoszczędzić dużo cennego czasu, nerwów, a co najważniejsze — kar umownych — podsumowuje ekspert.

Czytaj i oglądaj też: Procesy biznesowe okiem eksperta: proces udzielania kredytu w instytucji finansowej

Dr Andrzej Bogusz, stały felietonista portalu Organizacjahoryzontalna.pl, wskazuje, iż proces udzielenia kredytu w banku trwa zwykle około tygodnia, a często dużo dłużej.

Najpierw klient przychodzi wnioskować o kredyt. Wniosek wprowadzany jest przez sprzedawcę do systemu, skąd przekierowywany jest drogą elektroniczną do tzw. back office w centrali banku. Centrala dokonuje działań prewencyjnych, sprawdzając, czy nie jest to wyłudzenie. Po weryfikacji zgodności wszystkich dokumentów zazwyczaj następuje podpisanie umowy, której skan wysyłany jest do back office. W centrali następuje odbiór skanów, a wyznaczone osoby muszą przeanalizować je pod kątem kompletności. Jeżeli okazuje się, że są one niekompletne, to informacja o konieczności ich uzupełnienia ponownie trafia do działu sprzedaży. Dopiero po uzupełnieniu braków może dojść do wydania decyzji kredytowej i przelania pieniędzy na konto wnioskodawcy.

Według eksperta taki proces jest nie tylko czasochłonny, ale też — w sytuacji, gdy nie jest zautomatyzowany i wsparty systemem ERP — obarczony dużym ryzykiem błędu. To z kolei może nie tylko wydłużyć, cały proces, ale wręcz sprawić, że klient wpadnie w swoistą pętlę wiecznie krążących dokumentów.

Analizując proces przyznawania kredytu na przykładzie konkretnej instytucji finansowej, z którą współpracował, ekspert doszedł do wniosku, że możliwe jest wprowadzenie do niego modyfikacji. Usprawnienie polegało między innymi na automatyzacji całego procesu na poziomie samego punktu sprzedaży i wpięciu dokumentów w system.

— Cały proces skrócił się do jednego, maksymalnie dwóch dni. Jego uproszczenie polegało na przeniesieniu działań prewencyjnych do dalszej części procesu. Podobnie stało się z decyzją, która była podejmowana na podstawie skanu. Skrócenie procesu przełożyło się na większe zadowolenie klientów, wyższą efektywność, a co najważniejsze, mniejszą liczbę błędów — podsumowuje ekspert.

Czytaj i oglądaj też: Proces biznesowy okiem eksperta: zakupy w firmie produkcyjnej 

Czy fakt, że firma posiada kompetentnych i doświadczonych pracowników oraz sprawnie działający system informatyczny wspomagający zarządzanie, to gwarancja dobrego funkcjonowania firmy? Według Anny Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr w Macrologic SA, niekoniecznie. Warto bowiem zadbać, aby pracownicy ci — i to na różnych poziomach organizacji — rozumieli cel wykonywanych przez siebie zadań.

— Ważne jest nie tylko to, jak realizujemy dane czynności, ale także, dlaczego je realizujemy i uświadomienie tego pracownikom — wyjaśnia Anna Andraszek.

A takie właśnie wsparcie w skutecznym planowaniu i organizowaniu pracy w przedsiębiorstwie można uzyskać poprzez wdrożenie procesowego podejścia do zarządzania i systemu ERP opartego na procesowości.

— To dzięki niemu [procesowemu podejściu] pracownik może zobaczyć wszystkie elementy procesu biznesowego, a także swoją rolę w organizacji — tłumaczy ekspertka. I dodaje: — Podejście procesowe daje pracownikowi możliwość szerszego spojrzenia na przedsiębiorstwo jako całość. Widząc cały proces, pracownik łatwiej może zrozumieć, dlaczego musi wykonać określone czynności w określonej sekwencji i w ściśle określonym czasie. To ważne, bo przecież jesteśmy umówieni z klientem na dostarczenie pewnej wartości w wyznaczonym terminie.

Ekspertka dodaje, że umożliwienie pracownikom wglądu w przebieg całego procesu zwiększa ich motywację, bo zaczynają oni postrzegać to, co robią, jako sensowne i potrzebne organizacji.

Jak przekonuje Anna Andraszek, istotne jest też to, by organizacje o procesowym modelu zarządzania posiadały system ERP oparty o ideę procesowości, bo takie narzędzia w pełni i we właściwy sposób odzwierciedlają przebiegające procesy.

— Procesowy system wspierający zarządzanie firmą pozwoli na to, aby pracownik na każdym etapie realizacji swoich zadań w organizacji wiedział dokładnie, jaka jest jego rola w procesie dostarczania produktu finalnego klientowi — podsumowuje ekspertka Macrologic.

Czytaj i oglądaj też: Firma to żywy organizm — procesy w niej przebiegające stale ewoluują

Banach Outsourcing to firma oferująca kompleksowe usługi w obszarze outsourcingu finansowo-księgowego oraz płacowo-kadrowego, zarządzania kapitałem ludzkim i rozwoju kadr, doradztwa podatkowo-prawnego oraz gospodarczego, a także consultingu procesów biznesowych. Przedsiębiorstwo doradza też innym organizacjom w zakresie modelowania i usprawniania procesów biznesowych.

— Po szczegółowym rozpoznaniu rynku doszliśmy do wniosku, że rozwiązanie Macrologic Merit jest w stanie sprostać zarówno naszym oczekiwaniom, jak i potrzebom naszych klientów. To pierwszy polski system skoncentrowany właśnie na wspieraniu firm w realizacji ich procesów biznesowych — począwszy od ich modelowania, poprzez bieżącą obsługę i monitorowanie, po analizę efektywności. W rozwiązaniu Macrologic Merit zdefiniowane są procesy, co z jednej strony pozwala nam na sprawne wdrożenie systemu u klienta, a z drugiej — na szybkie ustawienie optymalnego przebiegu głównych procesów biznesowych, co z kolei przekłada się na zwiększenie ich efektywności i szybkie osiąganie wymiernych efektów biznesowych. Korzyści dla naszych klientów uzyskujemy za sprawą optymalizacji obsługi tych procesów oraz ich automatyzacji. Te czynniki w outsourcingu usług biznesowych są kluczowe, zatem przesądziły o naszym wyborze systemu — wyjaśnia Katarzyna Banach.

Czytaj i oglądaj też: Procesowe podejście to budowa przewagi konkurencyjnej — Macrologic Merit w PZN

BPMN (Business Process Modeling Notation) to nic innego jak graficzne przedstawienie procesów zachodzących w konkretnej organizacji. — Symbole wykorzystywane w notacjach reprezentują konkretne czynności, czyli zadania, które w danym procesie są realizowane. Zdarzenia to elementy dynamiczne w procesie. Bramki to elementy wpływające na logikę procesu. Role to przypisanie odpowiednich osób do realizacji konkretnych czynności w danym procesie biznesowym — wyjaśnia w rozmowie z portalem organizacjahoryzontalna.pl Przemysław Plecka, szef projektu w Macrologic.

Model taki tworzy się wtedy, gdy proces jest złożony, uzależniony od licznych czynników oraz realizowany przez osoby z różnych poziomów czy nawet działów organizacji. Tworząc model, wybiera się tylko te istotne jego cechy, które mają znaczenie przy rozwiązaniu problemu. Możemy tworzyć modele także po to, by dokumentować proces. Dokumentacja pozwala go odtworzyć w tej lub innej organizacji albo też w innym dziale danej organizacji. Model taki można także tworzyć po to, by szukać sposobów na optymalizację procesu, czyli zmniejszenie kosztów lub skrócenie czasu niezbędnego do jego ukończenia z dobrym skutkiem.

Jak podkreśla ekspert, obecny rynek zmusza firmy do walki o pojedyncze procenty we wskaźnikach, a do tego potrzeba właśnie optymalizacji procesów, która czasem bywa jedynym sposobem na obniżenie kosztów, a w efekcie — wyższy zysk.

A zatem: — O wdrożeniu notacji BPMN warto pomyśleć zwłaszcza wtedy, kiedy zarząd zaczyna zauważać potrzebę rozwiązywania konkretnych problemów poprzez optymalizację procesów — podsumowuje Przemysław Plecka.

Czytaj i oglądaj też: Firma to żywy organizm — procesy w niej przebiegające stale ewoluują

Slican sp. z o.o. to polski producent, oferujący centrale tradycyjne, serwery IP klasy call manager, komunikatory, systemy contact i call center w zakresie od kilku do 10 000 użytkowników. Produkty firmy posiadają nowoczesną platformę IT, stanowiącą wsparcie zarówno dla pracy administratora sieci, jak i użytkownika telefonu. Dodatkowo przy wykorzystaniu systemów swojego autorstwa Slican oferuje szeroki wachlarz usług, takich jak: rejestracja rozmów, przygotowywanie bilingów i statystyk itp. Spółka działa na rynku już od 25 lat.

Firma Slican podjęła decyzję o przejściu z dotychczas użytkowanego systemu Macrologic ERP na pierwszy polski system klasy ERP oparty na procesowości — Macrologic Merit.

— Chcemy wdrożyć system Macrologic Merit, ponieważ oferuje on nowe, procesowe podejście do wsparcia pracy pracowników i menedżerów. Dla nas istotną cechą jest również możliwość korzystania z analiz i wykresów, które umożliwią nam bieżącą ocenę zjawisk gospodarczych i finansowych w firmie — mówi Grzegorz Piszczek, prezes zarządu w firmie Slican.

Czytaj też: Zarządzanie procesowe to skuteczny sposób na przełamywanie ścianek silosów — Macrologic Merit w firmie Target

Bez względu na to, czy kupujemy towar od nowego czy stałego dostawcy, czy chodzi o zakupy biurowe, zakupy usług, zakupy pilne, zakupy IT, zakupy finansowe, zakupy technologiczne dla działów R&D, zakupy serwisowe dla utrzymania ruchu, zakupy robione „z ręki” czy zakupy wewnętrzne — kluczowe jest to, by nad całym procesem panować oraz realizować go zawsze w ten sam sposób. Tylko wtedy bowiem możliwe jest wykrycie anomalii np. związanych ze zbędnymi wydatkami, marnotrawstwem czy niedoborami w zamówionym towarze.

— Proces zakupów to naturalny elementem działalności każdej firmy produkcyjnej. Rozpoczyna się on od zgłoszenia zapotrzebowania od klienta wewnętrznego. Następnie proces zamówienia jest realizowany, w efekcie czego niezbędny towar lub surowiec trafia do zamawiającego — wyjaśnia ekspert. — Po pewnym czasie można dostrzec, że bez względu na to, czego dotyczy zamówienie, proces ten można uporządkować i ujednolicić. Procesy zaopatrzeniowe, np. dla produkcji, są bowiem realizowane według identycznego schematu, jak te związane z utrzymaniem biura czy IT.

Andrzej Bogusz podkreśla także potrzebę ujednolicenia procesów związanych z potencjalnymi reklamacjami dostaw oraz ze zwrotami. Dodatkowo przypomina o tym, że elementem każdego procesu zakupowego powinno być planowanie zakupów, zawieranie umów ramowych z dostawcami oraz ocena tychże dostawców.

— Jeśli chcemy, by procesy były realizowane według ustalonego schematu, musimy pamiętać o tym, by wcześniej zweryfikować i zakontraktować dostawców. Ważne jest również przewidzenie ewentualnego procesu reklamacji i zwrotów. Dodatkowo nie możemy zapominać o tym, że dostawcami należy stale zarządzać — podsumowuje.

Czytaj i oglądaj też: Firma to żywy organizm — procesy w niej przebiegające stale ewoluują  

— Firma to żywy organizm, na który stale oddziałują różnego rodzaju siły — wewnętrzne i zewnętrzne — popychając ją do ciągłych zmian — tłumaczy w rozmowie z organizacjahoryzontalna.pl Anna Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr w Macrologic SA. Zachęca też do ciągłego monitorowania procesów, jakie zachodzą w organizacji, bo nie są one stałe. Wpływ na nie mają nie tylko czynniki związane ze zmianami w prawie czy działalnością konkurentów, ale także zmiana demografii struktury pracowniczej czy pojawienie się nowych technologii.

— Te siły wewnętrzne, związane np. z przepływem pracowników — pracownicy odchodzą od nas z firmy, przychodzą do nas nowi, zmienia się struktura kompetencji i struktura wiekowa — wymuszają zmiany w stylu zarządzania. Podobnie działają tu siły zewnętrzne, takie jak rynek, konkurencja czy zmieniające się przepisy prawa, które również wymagają dostosowania pewnych rzeczy w firmie do tego, aby działać inaczej — przekonuje Anna Andraszek, jednocześnie podkreślając potrzebę dopasowania się do tych zmian — także w zakresie wykorzystywanych w firmie nowych technologii. 

— Jest jeszcze jeden ważny aspekt przy wdrażaniu tego rodzaju zmian, a mianowicie: czas; czyli jak szybko nasza firma jest w stanie przemyśleć, przygotować i wdrożyć zmianę w organizacji. Czasami to właśnie czas jest głównym czynnikiem decydującym o sukcesie zmiany — wyjaśnia ekspertka Macrologic.

— Projektując nasz system ERP — Macrologic Merit, który oparty jest na idei procesowości, skupiliśmy się na tym, aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom menadżerów, którzy na co dzień mają w swoich firmach do czynienia z wprowadzaniem różnego rodzaju zmian. Umożliwiamy im bardzo łatwy wgląd w obszary, za które odpowiadają oraz szybki sposób na to, aby zmienić przebieg procesów i wdrożyć taką zmianę w swojej organizacji. Niezwykle ważne jest również to, że w konsekwencji takiej zmiany pracownik od razu zna swoją nową rolę w organizacji — podsumowuje Anna Andraszek.

Czytaj też: HR jako prekursor zmian w organizacji 

Firma Target powstała z myślą o wszystkich wielbicielach ogrodnictwa. Już od 25 lat oferuje produkty skierowane do sektora ogrodniczego. Jej produkty tworzone są na bazie naturalnych substancji — Target Natural, które mogą być alternatywą dla tradycyjnych środków chemicznych.

Rozwój firmy i koncentracja na jak najlepszej obsłudze realizowanych procesów biznesowych skłonił zarządzających firmą do podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu Macrologic Merit. Jak wyjaśnia Tomasz Zapała, prezes zarządu Target, celem implementacji systemu była likwidacja barier i podziałów w przedsiębiorstwie, burzenie silosów powstających w działach, oddziałach czy zakładach przedsiębiorstwa.

— Zarządzanie procesowe obsługiwane przez system Merit jest skutecznym sposobem na przełamywanie ścianek tych silosów. Obok ciągłych aktualizacji oprogramowania i możliwości rozbudowywania go bez zakłócania bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa był to główny powód, dla którego zdecydowaliśmy się na przejście na system Merit, pierwszy prawdziwy polski procesowy system ERP — podkreśla Tomasz Zapała.

Czytaj też: Procesowe podejście to budowa przewagi konkurencyjnej — Macrologic Merit w PZN