Procesy HR przekładają się bezpośrednio na jakość i efektywność działania organizacji, przez co coraz częściej są uznawane jako kluczowe dla firm. Coraz częściej też firmy postrzegają rolę HR jako inicjatora zmian i kreatora nowych kierunków. Do tego jednak HR-owcy muszą dysponować odpowiednimi danymi, które właściwie przetworzone dają wiedzę użyteczną dla wielu decyzji biznesowych.

Co czwarta firma nie mierzy kluczowych procesów HR

Mimo tego, iż procesy HR zyskują na znaczeniu, to wciąż jeszcze wiele firm nie wykorzystuje ich potencjału. Z badania „Procesy HR w firmach w Polsce”, zrealizowanego przez Antal Market Research na zlecenie Macrologic, wynika, że na osiem wybranych kluczowych procesów, będących przedmiotem zainteresowania HR, średnio aż co czwarta firma nie mierzy żadnego z tych obszarów. Warte uwagi jest również to, że w co trzeciej firmie procesy te ocenione zostały jako takie, które wymagają poprawy i usprawnienia. To dość niepokojące wnioski, które wskazują na słabość w określaniu zarówno warunków, których realizacja jest konieczna do poprawy efektywności tych procesów, jak i niezbędnych do tego nakładów.

^{Opracowane na podstawie raportu „Procesy HR w firmach w Polsce”, Antal i Macrologic, 2017}

Najważniejsza rekrutacja i onboarding

Z raportu wynika, że szefowie działu zarządzania zasobami ludzkimi za kluczowe obszary HR uznają proces rekrutacji pracowników (96 proc. ankietowanych) oraz adaptacji osób nowozatrudnionych (90 proc. badanych). Co ciekawe, jednocześnie aż 35 proc. zarządzających działami HR uważa czas trwania procesu rekrutacji za zbyt długi, a 18 proc. w ogóle nie mierzy tego parametru, a tym samym nie zdaje sobie sprawy z tego, jaki może mieć on wpływ na organizację. Poza tym należy pamiętać, że im krótszy czas rekrutacji, tym mniejsze negatywne skutki wakatu dla działań operacyjnych. Optymistyczny jest tu jednak fakt, że blisko połowa ankietowanych (48 proc.) ocenia przebieg procesów rekrutacyjnych jako optymalny.

Źródło: Raport „Procesy HR w firmach w Polsce”, Antal i Macrologic, 2017

Nieco lepiej prezentują się te wartości w odniesieniu do adaptacji nowych pracowników. Tu aż 60 proc. menadżerów HR jest zadowolonych z tego, jak proces ten jest realizowanych w ich przedsiębiorstwach. Co prawda aż 34 proc. firm nie mierzy efektywności tego procesu, ale już tylko 6 proc. uważa, że wymaga on usprawnienia w ich organizacjach. Tymczasem szybsze i pełniejsze wdrożenie nowego pracownika do organizacji oznacza, iż firma szybciej zacznie uzyskiwać korzyści z tytułu jego pozyskania.

Źródło: Raport „Procesy HR w firmach w Polsce”, Antal i Macrologic, 2017

Dobrej jakości dane i rzetelne analizy

Posiadanie wystarczającej ilości informacji i danych z obszaru, który firma chce usprawniać jest wymogiem optymalizacji działania w tym obszarze. — Pozyskanie dobrych jakościowo danych, które umożliwią rzetelne analizy, jest pierwszym krokiem do planowania skutecznych projektów podnoszących efektywność organizacji — zaznacza Anna Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr w Macrologic SA.

Z raportu wynika, że polskie przedsiębiorstwa najczęściej prowadzą pomiary w zakresie ocen okresowych (92 proc. ankietowanych) rekrutacji pracowników (82 proc.) i zarządzania przez cele (82 proc.) Najmniej firm monitoruje natomiast zarządzanie czasem pracy (60 proc.) oraz efektywność szkoleń (64 proc.).

— Wyniki badania pokazują nieco paradoksalną sytuację, w której młodsze obszary HR są mierzone częściej niż te, które utarły się jako tradycyjne zadania działów zarządzania zasobami ludzkimi, jak szkolenia czy wdrożenie nowo zatrudnionych osób — zauważa Agnieszka Wójcik, menedżer Antal Market Research. — Może to wynikać z faktu, że dziedziny takie jak zarządzanie talentami czy systemy ocen okresowych od początku zaczęto rozwijać w silnej współpracy z działami biznesowymi. Natomiast obszary traktowane jako domena HR podlegały i nadal podlegają ocenie bardziej jakościowej niż ilościowej — dodaje Agnieszka Wójcik.

Mierz procesy i zwiększaj efektywność organizacji

Obecnie działy HR stoją przed dużą szansą — mogą stać się one realnym partnerem dla biznesu w swoich przedsiębiorstwach. Istotnym ułatwieniem może tu być dla nich wdrożenie podejścia procesowego wspartego nowoczesnymi narzędziami IT.

W odniesieniu do zaawansowania w pomiarach procesów HR szczególnie wyraźnie widać przewagę firm zarządzanych procesowo — które wspierają się w obsłudze i mierzeniu efektywności tych procesów odpowiednimi narzędziami informatycznymi — nad tymi, które nie mają zdefiniowanych procesów i nie mierzą ich. — Dla osoby zarządzającej zastosowanie modelu procesowego oznacza, że w każdym momencie ma ona dostęp do informacji o tym, co aktualnie dzieje się w przedsiębiorstwie, kto odpowiada za dany proces, na jakim jest on etapie, gdzie są ewentualne trudności w jego realizacji — mówi Anna Andraszek.

Według ekspertki Macrologic obecnie działy HR stoją przed dużą szansą — mogą stać się one realnym partnerem dla biznesu w swoich przedsiębiorstwach. Istotnym ułatwieniem może tu być dla nich wdrożenie podejścia procesowego wspartego nowoczesnymi narzędziami IT. — Jako producent i dostawca procesowego systemu ERP spotykamy wiele organizacji, które decydują się na wdrożenie nowego modelu zarządzania i zmieniają postrzeganie procesów HRowych, kojarzonych do tej pory z „miękkimi” i często trudnymi do określenia parametrami. Stosując podejście procesowe, określając twarde mierniki biznesowe dla działań HRowych i wspierając się procesowym systemem IT w tym obszarze, możemy budować wzajemnie korzystną relację pomiędzy HRem a biznesem — podsumowuje Anna Andraszek.

Pełne opracowanie i wnioski z badania zrealizowanego przez Antal i Macrologic „Procesy HR w firmach w Polsce” dostępne są TU.

Czytaj też: Dobry HR Business Partner na wagę złota

Zarządzający organizacjami, w których stosowany jest horyzontalny model zarządzania, są dużo bardziej zadowoleni z osiąganych przez ich firmy rezultatów. Jak wynika z badania zrealizowanego dla Macrologic SA przez ICAN Research i magazyn Harvard Business Review Polska, 88 proc. badanych — prezesów i dyrektorów polskich firm — uważa, że wprowadzenie takiego modelu zarządzania w kierowanych przez nich przedsiębiorstwach przyczyniło się do wzrostu jakości oferowanych produktów, a 69 proc. ankietowanych twierdzi, że poprawiło to również szybkość działania ich organizacji. Z kolei 58 proc. zauważyło zwiększenie wydajności operacyjnej, a 49 proc. — redukcję kosztów.

Wyniki badania wskazują, że przyjęty model działania ma istotne znaczenie dla skuteczności biznesowej przedsiębiorstw. W opinii 27 proc. ankietowanych stanowi on kluczowy element budujący przewagę konkurencyjną organizacji. Ich zdaniem jest on ważniejszy nawet niż efektywność operacyjna (22 proc.) i produkcyjna  (11 proc.).

Model procesowy lepiej oceniany

Badanie uwidoczniło znaczącą różnicę pomiędzy dwoma modelami: tradycyjnym, w którym efektywność każdego działu czy zespołu jest mierzono osobno, a horyzontalnym, w którym mierzona jest efektywność konkretnych procesów, niezależnie od działów, w których są one realizowane. Zdaniem właścicieli firm głównymi korzyściami wynikającymi z wdrożenia modelu procesowego jest podniesienie jakości oferowanych produktów i usług oraz zwiększenie wydajności
i szybkości działania przedsiębiorstwa. Dyrektorzy polskich firm biorący udział w ankiecie wskazywali również na osiągnięcie większej sprawności biznesowej, co przekłada się bezpośrednio na wzrost generowanych zysków przez organizację, jak również na redukcję kosztów działania.

Narzędzia narzędziom nierówne

Efekty stosowania takiego modelu zarządzania  są bardziej widoczne i mierzalne  w momencie wdrożenia rozwiązań informatycznych — systemów klasy ERP — opartych właśnie na procesowości. Poprzez wskaźniki i mierniki umożliwiają one bowiem mierzenie efektywności poszczególnych procesów oraz sprawne ich przemodelowywanie w przypadku zaistnienia konieczności zmian w sposobie realizacji danego procesu.

Jakie funkcje już użytkowanych systemów IT są najważniejsze dla osób zarządzających przedsiębiorstwem? Przede wszystkim możliwość integracji z systemami klientów. Podkreśliło to aż 70 proc. ankietowanych. Ponadto badani wskazywali także: dopasowanie systemu do potrzeb na różnych etapach procesów, analitykę zaszytą w systemie czy łatwość dostosowywania systemu do zmian zachodzących w organizacji.

Co ciekawe, z badania wynika, że ogólna ocena użytkowanych systemów ERP jest różna w zależności od tego, czy system wspiera obsługę procesów czy też nie. Zarządzający znacznie lepiej oceniają narzędzia oparte na procesowości. Najbardziej zauważalna różnica jest w dopasowaniu systemu do potrzeb klientów na różnych etapach procesu oraz w zaszyciu analityki w systemie. Ogólne zadowolenie z użytkowanych systemów ERP wyniosło 68 proc. i 63 proc., podczas gdy zadowolenie przedstawicieli firm zarządzanych procesowo — 88 proc. i 75 proc.

Decyzja na lata

W dynamicznie zmieniających się czasach oraz na coraz bardziej konkurencyjnym rynku uzyskanie przewagi konkurencyjnej musi uwzględnić zarówno czynniki zewnętrzne i wewnętrzne. Dlatego przyjęty model zarządzania przedsiębiorstwem oraz zastosowane narzędzia informatyczne wspierające ten model odgrywają niezwykle istotną rolę. Przekłada się to bowiem nie tylko na bieżącą działalność organizacji, ale także na kształt wizji jej rozwoju. Warto więc zastanowić się nad zachodzącymi w firmie procesami, nie tylko z punktu widzenia efektywności poszczególnych pionów, ale całej organizacji.

Co ciekawe, mimo że większość polskich przedsiębiorstw bazuje na tzw. funkcjonalnym sposobie zarządzania, gdzie podział zadań przypisany jest do poszczególnych działów w firmie, to ich szefowie mają świadomość, że dużo korzystniejszym rozwiązaniem jest zarządzanie procesowe. Bo jak sami wskazują, taki model zarządczy oznacza dla firmy szybszą i sprawniejszą odpowiedź na wyzwania rynku, a tym samym możliwość budowania przewagi nad konkurencją. — Polskie firmy dopiero uczą się zarządzania w sposób procesowy. Nasi przedsiębiorcy nadal wolą koncentrować się na nadzorowaniu poszczególnych działów, zamiast spojrzeć całościowo na organizację ­—  mówi Renata Łukasik, członek zarządu Macrologic SA, ekspert ds. oprogramowania i rozwiązań IT. Ale podkreśla: — Natomiast sami menedżerowie bardzo chętnie sięgają po informacje dotyczące trendów w zarządzaniu.

Wykres 1. Sposób zarządzania firmą

Zdaniem polskich przedsiębiorców najważniejszą korzyścią wynikającą z zarządzania procesowego jest podniesienie jakości świadczonych usług i wytwarzanych produktów. Takie funkcjonowanie firmy pozytywnie wpływa również na elastyczność w dopasowaniu się do wyzwań rynku, zwiększa wydajność oraz szybkość działania.

Wykres 2. Korzyści z zarządzania skoncentrowanego na procesach

 — Są to bardzo istotne elementy mówiące o sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa do realizowania celów biznesowych — ocenia Renata Łukasik. I dodaje: — Można śmiało powiedzieć, że firmy zarządzane procesowo są bardziej konkurencyjne na rynku. Często stają się liderami w swojej branży.

Świadomość korzyści a obawa przed zmianami

Choć przedsiębiorcy posiadają wysoką świadomość na temat korzyści wynikających z zarządzania procesowego, to jednak niechętnie decydują się na jego wdrożenie. Dlaczego? Wynika to z wielu — często nieuzasadnionych — obaw. Jedną z barier, jaką widzą firmy na drodze do zarządzania procesowego są wysokie ich zdaniem koszty. I nie chodzi tu jedynie o koszt kupienia i wdrożenia oprogramowania wspierającego zarządzanie procesowe. Przedsiębiorcy boją się, że czas, który zajmie zmiana organizacyjna będzie wiązał się z okresową utratą efektywności oraz pogorszeniem jakości ich usług czy wytwarzanych produktów. A za tym idzie ryzyko utraty klientów. Kolejną barierą jest obawa przed koniecznością zmiany organizacji pracy, w tym potrzeba zatrudnienia nowych pracowników.

Wykres 3. Bariery na drodze do zarządzania procesowego

Co ciekawe, jedynie 14 proc. badanych przedsiębiorców nie decyduje się na zmianę modelu zarządzania ze względu na brak kompetencji. Zdaniem Renaty Łukasik tak mała liczba przedsiębiorców, która nie czuje się kompetentna do wprowadzenia zmian wynika z faktu, że procesy w sposób naturalny występują w każdej organizacji i to niezależnie od przyjętego sposobu zarządzana. — Ze względu na korzyści, jakie przynosi zarządzanie procesowe, warto pokonywać swoje obawy i zrobić pierwszy krok do wdrożenia tego modelu zarządzania, czyli zidentyfikować swoje procesy i je opisać — przekonuje Renata Łukasik.

Procesy opisane i zinformatyzowane

Obiecujący jest fakt, że niezależnie od tego, czy firmy są zarządzane procesowo czy też nie, to nie tylko osoby nimi zarządzające mają świadomość występujących w tych firmach procesów, ale procesy te są już w jakimś stopniu opisane i wsparte narzędziami IT.

Wykres 4. Wiedza o własnych procesach i ich informatyzacja 

 Firmy posiadające opisane procesy                                            Firmy zinformatyzowane

— Oczywiście trzeba pamiętać, że jest to dopiero początek drogi do zarządzania procesowego. Dlatego nie ma potrzeby opisywania i informatyzowania wszystkich realizowanych w firmie procesów. Wystarczy skoncentrować się na tych, które są dla danej firmy kluczowe — ocenia Renata Łukasik.

Zarządzanie procesowe — to się opłaca!

Właściciele firm, którzy zdecydowali się wdrożyć zarządzanie procesowe nie mają wątpliwości, że przyniosło im to wymierne korzyści. Firmy zarządzane procesowo lepiej radzą sobie z generowaniem i prognozowaniem przychodów. Posiadają też wysoką zdolność utrzymania obecnych klientów, co wpływa również na to, że są one korzystniej postrzegane oraz częściej polecane innym klientom.  Aż 92 proc. firm zarządzanych procesowo deklaruje, że potrafi szybko wprowadzić zmianę w sposobie działania. Kolejnym ich atutem jest to, że wprowadzając innowacje, stają się liderami dla swojej branży.

Wykres 5. Ocena sprawności biznesowej

— Najlepiej na rynku radzą sobie firmy, które koncentrują się na procesach i nimi zarządzają. Dzięki bardzo dużej sprawności biznesowej mogą osiągać coraz lepsze wyniki, dynamicznie się rozwijać i osiągać sukcesy — podsumowuje Renata Łukasik.

Czytaj też: Większość firm nie jest dojrzała procesowo >>>

Celem badania było poznanie poziomu satysfakcji z pracy z systemem Macrologic ERP wśród osób, które na co dzień z niego korzystających — zarówno informatyków, jak i końcowych użytkowników systemu. Okazuje się, że 80 proc. informatyków i 81 proc. użytkowników końcowych zadowolonych jest z pracy z systemem Macrologic ERP (Xpertis).

Przedsiębiorcy wybierają system bezpieczny

Instytut Badawczy ARC Rynek i Opinia zapytał respondentów o to, jakie czynniki decydują o wyborze konkretnego oprogramowania ERP. Dla ok. 90 proc. ankietowanych informatyków najważniejsze znaczenie mają: bezpieczeństwo, możliwość dostosowania aplikacji do potrzeb firmy i integracji z innymi rozwiązaniami oraz intuicyjność obsługi przez użytkownika końcowego. Co ciekawe, rodzaj bazy danych wykorzystywanej przez oprogramowanie jest jednym z najrzadziej wskazywanych kryteriów przy wyborze systemu. Jeszcze mniejsze znaczenie mają wymagania sprzętowe potrzebne do wdrożenia systemu ERP. Uwagę zwraca też fakt, że jedynie 40 proc. badanych przy wyborze oprogramowania kieruje się ceną.

Za najważniejszy element zapewniającym bezpieczeństwo systemu jest według informatyków system uprawnień do funkcjonalności systemu (tę cechę wskazało 80 proc. badanych). Za ważne uznają też szyfrowanie połączeń i możliwość ustawienia siły hasła. Marka systemu prawie nie ma znaczenia w kontekście jego bezpieczeństwa.

Użytkownicy doceniają szybkość pracy z system

Użytkownicy systemu zapytani zostali o elementy oprogramowania, które są dla nich istotne w codziennej pracy z systemem. Za bardzo ważne i raczej ważne niemal wszyscy respondenci (ponad 90 proc.) uznali takie cechy jak: czas wyszukiwania informacji, łatwość kopiowania danych do innych aplikacji czy szybkość pracy z systemem.

Istotą systemów ERP powinna być ich prostota oraz jakość. I to doceniają właśnie użytkownicy Macrologic ERP (Xpertis). Jedynie 6 proc. z nich deklaruje, że często musiało prosić o fachową pomoc informatyka.

Dużą zaletą systemu ERP jest możliwość pracy zdalnej, przy zachowaniu jednakowego środowiska pracy niezależnie od miejsca, oraz łatwość kopiowania i eksportu danych. Dobrze obrazują to wyniki badań: dla 76 proc. informatyków i 70 proc. użytkowników możliwość pracy zdalnej ma znaczenie. Podobna liczba użytkowników systemu docenia też fakt, że dane te można bezproblemowo wykorzystywać również w innych aplikacjach.

Dzisiejsza rzeczywistość biznesowa jest bardzo wymagająca. Zmiany w otoczeniu biznesowym następują bardzo dynamicznie, skraca się cykl życia produktów. W takiej sytuacji użytkownicy systemów ERP coraz bardziej cenią sobie ergonomię pracy z oprogramowaniem. To pozwala im pracować szybciej, łatwiej i wydajniej. Dla organizacji przekłada się to także na większą elastyczność w dostosowywaniu się do zmian na rynku. Tę elastyczność firma może jeszcze bardziej zwiększyć poprzez zmianę tradycyjnego sposobu zarządzania na nowocześniejszy — procesowy. 

Ankieterzy ośrodka badawczego zapytali polskich przedsiębiorców o to, jak zarządzane są ich firmy. Chcieli dowiedzieć się przede wszystkim tego, czy w firmach rozpisane są procesy, na podstawie których można mierzyć efektywność działania pracowników i całej organizacji, czy firmy potrafią je monitorować i czy pomocne dla nich są w tym specjalistyczne systemy informatyczne.

Z badania wynika, że w Polsce dojrzałych procesowo jest jedynie 45 proc. przedsiębiorstw. To firmy, których działalność opiera się na realizacji określonych procesów biznesowych — potrafią je w pełni zidentyfikować, kontrolować, a w zarządzaniu nimi wspierają się narzędziami informatycznymi. Wśród tych przedsiębiorstw 40 proc. posiada system wskaźników opisujących efektywność działań — zarówno zatrudnionych osób, jak i całej organizacji. W tych firmach 73 proc. czynności w procesach jest opisywanych dla ról, które może pełnić każdy, odpowiednio przeszkolony pracownik.

Które firmy w Polsce są najbardziej dojrzałe procesowo? Z badania wynika, że im większe przedsiębiorstwo, tym świadomość procesów jest większa, a zatem najbardziej dojrzałe procesowo są przede wszystkim duże organizacje, często o zasięgu globalnym. Badanie pokazało również, że bardziej świadome procesów są firmy zajmujące się produkcją oraz usługami.

Bardziej świadome procesów są firmy zajmujące się produkcją oraz usługami. Niewielka dojrzałość charakteryzuje przedsiębiorstwa handlowe, jednostki samorządowe i naukowe.

Jak wnioskują eksperci, może wynikać to z faktu, że właśnie w wybranych obszarach tych sektorów procesowość odzwierciedlona w systemie ERP jest niezbędna. A dotyczy ona przede wszystkim takich działów wewnętrznych jak: księgowość, kadry i płace, sprzedaż czy logistyka. Procesy są rozpisane także w tych przedsiębiorstwach usługowych, które na stałe współpracują z dużymi koncernami zagranicznymi, wymagającymi standaryzacji działania firmy.

Niewielka dojrzałość procesowa charakteryzuje przedsiębiorstwa handlowe, jednostki samorządowe oraz naukowe. Co ciekawe, z badania wynika, że istnieją również takie organizacje, które mają opisane procesy, ale realizują swoje zadania według całkiem innych reguł.

Jak podkreślają eksperci od zarządzania, procesowość jest ważnym aspektem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Według nich dokładnie rozpisane i odwzorowane procesy w systemie informatycznym porządkują organizację, upraszczają jej zarządzanie, a w przypadku firm produkcyjnych i handlowych znacznie ułatwiają produkcję oraz sprzedaż. I choć świadomość polskich przedsiębiorców rośnie, to na tle zachodniej konkurencji wciąż jeszcze mają one wiele do zrobienia w zakresie planowania, realizacji i analizowania efektywności swoich procesów.

 Zobacz, co jeszcze o wynikach badania mówią eksperci od zarządzania >>>

Czytaj też: Procesowość! To się opłaca >>>>