09.10.2016

Procesowość. To się opłaca!

Podniesienie jakości, większa wydajność i szybkość działania, lepsze dopasowanie do realiów rynku oraz redukcja kosztów — to główne korzyści płynące z wdrożenia w firmie zarządzania opartego na procesach. Jednak, jak wynika z badania przeprowadzonego przez ICAN Research dla Macrologic SA, w Polsce jedynie co piąta firma zdecydowała się na taki model zarządczy.

Co ciekawe, mimo że większość polskich przedsiębiorstw bazuje na tzw. funkcjonalnym sposobie zarządzania, gdzie podział zadań przypisany jest do poszczególnych działów w firmie, to ich szefowie mają świadomość, że dużo korzystniejszym rozwiązaniem jest zarządzanie procesowe. Bo jak sami wskazują, taki model zarządczy oznacza dla firmy szybszą i sprawniejszą odpowiedź na wyzwania rynku, a tym samym możliwość budowania przewagi nad konkurencją. — Polskie firmy dopiero uczą się zarządzania w sposób procesowy. Nasi przedsiębiorcy nadal wolą koncentrować się na nadzorowaniu poszczególnych działów, zamiast spojrzeć całościowo na organizację ­—  mówi Renata Łukasik, członek zarządu Macrologic SA, ekspert ds. oprogramowania i rozwiązań IT. Ale podkreśla: — Natomiast sami menedżerowie bardzo chętnie sięgają po informacje dotyczące trendów w zarządzaniu.

Wykres 1. Sposób zarządzania firmą

Sposób zarządzania firmą

Zdaniem polskich przedsiębiorców najważniejszą korzyścią wynikającą z zarządzania procesowego jest podniesienie jakości świadczonych usług i wytwarzanych produktów. Takie funkcjonowanie firmy pozytywnie wpływa również na elastyczność w dopasowaniu się do wyzwań rynku, zwiększa wydajność oraz szybkość działania.

Wykres 2. Korzyści z zarządzania skoncentrowanego na procesach

Korzyści z zarządzania skoncentrowanego na procesach

 — Są to bardzo istotne elementy mówiące o sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa do realizowania celów biznesowych — ocenia Renata Łukasik. I dodaje: — Można śmiało powiedzieć, że firmy zarządzane procesowo są bardziej konkurencyjne na rynku. Często stają się liderami w swojej branży.

Świadomość korzyści a obawa przed zmianami

Choć przedsiębiorcy posiadają wysoką świadomość na temat korzyści wynikających z zarządzania procesowego, to jednak niechętnie decydują się na jego wdrożenie. Dlaczego? Wynika to z wielu — często nieuzasadnionych — obaw. Jedną z barier, jaką widzą firmy na drodze do zarządzania procesowego są wysokie ich zdaniem koszty. I nie chodzi tu jedynie o koszt kupienia i wdrożenia oprogramowania wspierającego zarządzanie procesowe. Przedsiębiorcy boją się, że czas, który zajmie zmiana organizacyjna będzie wiązał się z okresową utratą efektywności oraz pogorszeniem jakości ich usług czy wytwarzanych produktów. A za tym idzie ryzyko utraty klientów. Kolejną barierą jest obawa przed koniecznością zmiany organizacji pracy, w tym potrzeba zatrudnienia nowych pracowników.

Wykres 3. Bariery na drodze do zarządzania procesowego

Bariery na drodze do zarządzania procesowego

Co ciekawe, jedynie 14 proc. badanych przedsiębiorców nie decyduje się na zmianę modelu zarządzania ze względu na brak kompetencji. Zdaniem Renaty Łukasik tak mała liczba przedsiębiorców, która nie czuje się kompetentna do wprowadzenia zmian wynika z faktu, że procesy w sposób naturalny występują w każdej organizacji i to niezależnie od przyjętego sposobu zarządzana. — Ze względu na korzyści, jakie przynosi zarządzanie procesowe, warto pokonywać swoje obawy i zrobić pierwszy krok do wdrożenia tego modelu zarządzania, czyli zidentyfikować swoje procesy i je opisać — przekonuje Renata Łukasik.

Procesy opisane i zinformatyzowane

Obiecujący jest fakt, że niezależnie od tego, czy firmy są zarządzane procesowo czy też nie, to nie tylko osoby nimi zarządzające mają świadomość występujących w tych firmach procesów, ale procesy te są już w jakimś stopniu opisane i wsparte narzędziami IT.

Wykres 4. Wiedza o własnych procesach i ich informatyzacja 

 Firmy posiadające opisane procesy                                            Firmy zinformatyzowane

Firmy posiadające opisane procesy                                 Firmy zinformatyzowane

Oczywiście trzeba pamiętać, że jest to dopiero początek drogi do zarządzania procesowego. Dlatego nie ma potrzeby opisywania i informatyzowania wszystkich realizowanych w firmie procesów. Wystarczy skoncentrować się na tych, które są dla danej firmy kluczowe — ocenia Renata Łukasik.

Zarządzanie procesowe — to się opłaca!

Właściciele firm, którzy zdecydowali się wdrożyć zarządzanie procesowe nie mają wątpliwości, że przyniosło im to wymierne korzyści. Firmy zarządzane procesowo lepiej radzą sobie z generowaniem i prognozowaniem przychodów. Posiadają też wysoką zdolność utrzymania obecnych klientów, co wpływa również na to, że są one korzystniej postrzegane oraz częściej polecane innym klientom.  Aż 92 proc. firm zarządzanych procesowo deklaruje, że potrafi szybko wprowadzić zmianę w sposobie działania. Kolejnym ich atutem jest to, że wprowadzając innowacje, stają się liderami dla swojej branży.

Wykres 5. Ocena sprawności biznesowej

Ocena sprawności biznesowej

Najlepiej na rynku radzą sobie firmy, które koncentrują się na procesach i nimi zarządzają. Dzięki bardzo dużej sprawności biznesowej mogą osiągać coraz lepsze wyniki, dynamicznie się rozwijać i osiągać sukcesy — podsumowuje Renata Łukasik.

Czytaj też: Większość firm nie jest dojrzała procesowo >>>

Materiał partnera — Macrologic SA