05.06.2017

Dobry HR Business Partner na wagę złota

O roli HR-u jako partnera dla funkcji biznesowych i dla zarządu

Jednym z najważniejszych zadań HR-u jest wspieranie strategii biznesowej przedsiębiorstwa. Dlatego osoby, które wchodzą w rolę Business Partnera odgrywają coraz większą rolę w zarządzaniu organizacją. Skupiają one w sobie nie tylko funkcje administracyjne, ale są inicjatorami zmian oraz stanowią realne wsparcie dla zarządów spółek. O tym, jaki powinien być HR Business Partner oraz co z perspektywy organizacji determinuje jego sukces rozmawiali eksperci podczas webinaru zorganizowanego przez Klub HR Harvard Business Review, firmę Macrologic SA oraz Grupę Progres. 

Dzisiaj, kiedy cały biznes koncentruje się na zbudowaniu takiego kapitału wewnątrz własnej struktury, który zapewni mu realizację strategii oraz celów biznesowych, czynniki wpływające na pracowników zyskują na wartości. HR jest swoistym buforem, który potrafi połączyć twarde dane z miękkimi i nie zawsze oczywistymi dla biznesu informacjami.

W tym kontekście niezwykle istotna staje się koncepcja HR Business Partneringu, czyli wykorzystania specyficznych umiejętności i kompetencji osób pracujących w dziale HR do wspierania realizacji celów strategicznych organizacji. HR Business Patner bowiem rzeczywiście jest „partnerem” dla biznesu. Nie jest to ktoś, kto koncentruje się na naliczaniu wynagrodzeń, rozliczaniu czasu pracy, ocenianiu pracowników czy poszukiwaniu talentów w organizacji. To osoba, która posiada wiedzę o zarządzaniu zasobami ludzkimi, ale także wspiera rozwój strategii firmy, podpowiadając konkretne rozwiązania ze styku HR i biznesu.

Partner w biznesie i motor napędowy organizacji

HR Business Partner, aby dobrze wypełniać swoją rolę, musi posiadać nie tylko wiedzę, ale również narzędzia, które wspierają bieżące działanie organizacji. Ich dostarczenie to już niemal obowiązek, spoczywający na zarządzających organizacją.

HR Business Partner to w nowocześnie zarządzanej organizacji jedna z kluczowych funkcji, pełniona z reguły przez osobę z wieloletnim doświadczeniem i znajomością tematyki HR, ale również mającą świadomość procesów zachodzących w organizacji oraz wiedzę biznesową — mówił podczas webinaru Michał Trojanowski, Strategy Practice Leader z ICAN Institute. Według niego dobry HR Business Partner powinien skupiać w sobie trzy następujące cechy: po pierwsze być łącznikiem pomiędzy działem HR a zarządem firmy, po drugie — aktywnym uczestnikiem strategii firmy, a po trzecie — inicjatorem zmian.

HR Business Partner jest motorem napędowym organizacji. — To zupełne przeciwieństwo sytuacji sprzed zaledwie kilkunastu lat, kiedy to z zarządem ściśle współpracował szef sprzedaży, finansów, marketingu, a w tym gronie brakowało szefa HR — mówił Michał Trojanowski. Potwierdzają to wyniki badania ICAN Institute, dotyczące wzajemnych oczekiwań względem siebie kadry zarządzającej i działów HR, z których wynika, że te oczekiwania wobec HR Business Partnera są bardzo wysokie — osoby na tym stanowisku muszą mieć ogromną wiedzę biznesową i rozumieć procesy zachodzące w organizacji, aby w razie zaistnienia takiej potrzeby, mogły wejść w ich głąb w celu znalezienia rozwiązania problemu lub poprawy efektywności działań.

Według Moniki Grabowskiej, dyrektor sprzedaży w Macrologic, dzięki HR Business Partnerowi organizacja buduje przewagę konkurencyjną. — Osoba ta zna pracowników, organizację i jednocześnie potrafi w odpowiednim momencie zaproponować działania naprawcze w kwestiach związanych z zarządzaniem pracownikami — mówiła podczas webinaru ekspertka. Co więcej, taka osoba jest ogromnym wsparciem dla menadżerów, którzy często są ekspertami w danej dziedzinie, a niekoniecznie posiadają kompetencje zarządzania kadrą (np. dotyczące diagnozy nastrojów czy motywacji pracowników).

Procesy, procesy i jeszcze raz procesy

Eksperci byli zgodni, że procesy HR odgrywają w organizacjach coraz bardziej istotną rolę. — W każdej organizacji mamy do czynienia z różnymi procesami z obszaru HR: rekrutacji, onboardingu etc. To system naczyń powiązanych. Jeżeli zabraknie chociaż jednej czynności, proces nie zakończy się sukcesem — zaznaczyła Monika Grabowska. Jej zdaniem procesy HR często wykraczają one poza ramy konkretnego działu, dlatego tak kluczowe w roli HR Businsess Partnera jest wyjście poza silosowość organizacji.

Istotne znaczenie ma także rola HR Business Partnera w procesie wdrażania zmian — powinien on być ich orędownikiem. — Jeśli jesteśmy w trakcie permanentnej zmiany — zmieniamy struktury, zmieniamy procesy, usprawniamy procesy, w celu ich optymalizacji — to powinniśmy umiejętnie poinformować o celowości planowanych zmian i korzyści wynikających z ich wprowadzenia. Cloe zmian, które się dzieją w organizacji, to ich komunikacja do pracownika. Nie ma nic gorszego jak pracownik niedoinformowany. Jeśli jesteśmy otwarci na informację, na to, żeby przesyłać statusy do wszystkich pracowników zaangażowanych w daną zmianę — to jest to klucz do sukcesu — podkreślała Bożeny Rycharska, menedżer ds. personalnych w Grupie Progres.

Zdaniem Moniki Grabowskiej w tym kontekście niezwykle istotne jest zaangażowanie zarządu i pracowników. To właśnie od tego często zależy powodzenie projektu. — Warto jest znaleźć kogoś, kto będzie ambasadorem zmian. To jest rola HR Business Partnera, bo to on zna ludzi i jest łącznikiem pomiędzy managementem a pracownikami — mówiła. Dołączenie HR Business Partnera do grona decydentów może zlikwidować wspomnianą silosowość, co w efekcie usprawni przebieg procesów. Przepływ informacji zamiast wertykalnego przyjmie formę horyzontalną i obejmie różne piony firmy. A to może przełożyć się na konkretne wyniki organizacji.

Rekrutacja i onboarding

HR Business Partner to w nowocześnie zarządzanej organizacji jedna z kluczowych funkcji, pełniona z reguły przez osobę z wieloletnim doświadczeniem i znajomością tematyki HR, ale również mającą świadomość procesów zachodzących w organizacji oraz wiedzę biznesową.

Monika Grabowska przytoczyła także wyniki badań przeprowadzonych przez Macrologic i firmę rekrutacyjną Antal (pełna wersja raportu z badań do pobrania tutaj: http://www.badania.macrologic.pl/), dotyczących procesów HR, które są kluczowe dla zarządzających organizacją. — Spośród dziewięciu procesów, o które zapytaliśmy w badaniu, dwa zdecydowanie zostały wskazane jako najważniejsze Pierwszy to proces rekrutacji, drugi — proces wprowadzania nowych pracowników do organizacji. Te obszary zdaniem ankietowanych wymagają też najwięcej zmian — mówiła.

Według Bożeny Rycharskiej wyniki badania odzwierciedlają realne potrzeby zarządzających. — W naszej organizacji przykładamy ogromną wagę do pozyskiwania talentów. Na rynku pracownika trzeba skutecznie docierać do kandydatów. Z drugiej strony bardzo istotny jest proces onboardingu, czyli adaptacja nowozatrudnionego — podkreślała ekspertka.

Znaczenie procesów realizowanych przez działy HR w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu zdecydowanie rośnie. Dlatego wyzwaniem, jakie stoi przed firmami, jest odpowiednie zarządzanie tymi procesami. Wsparcie HR jako partnera w biznesie może zdaniem ekspertów zdecydowanie usprawnić realizację projektów oraz skrócić ich czas trwania.

Nowoczesne narzędzia IT to konieczność

Zdaniem Michała Trojanowskiego HR Business Partner, aby dobrze wypełniać swoją rolę, musi posiadać nie tylko wiedzę, ale również narzędzia, które wspierają bieżące działanie organizacji. Ich dostarczenie to już niemal obowiązek, spoczywający na zarządzających organizacją. — Jesteśmy przykładem organizacji rozproszonej. Posiadamy 20 oddziałów w całej Polsce. Musimy szukać rozwiązań dla dobrej komunikacji, szczególnie przy tak dynamicznym rynku — mówiła z kolei Bożena Rycharska.

Dzisiejsze rozwiązania informatyczne wspierają dział HR w prowadzeniu i monitorowaniu procesów, które zachodzą w organizacji. — Przykładowo, bez wykorzystywania narzędzi IT w obszarze procesu rekrutacji narażamy się na skupianie uwagi na kandydatach słabo rokujących, co przekłada się na czas trwania tego procesu oraz na jego jakość. Tak samo sprawa wygląda w kontekście innych procesów HR — mówiła Monika Grabowska. Jej zdaniem zarządzający firm powinni wybierać procesowe systemy informatyczne, bo te najlepiej odzwierciedlają działanie organizacji.

HR Business Patner bowiem rzeczywiście jest „partnerem” dla biznesu. Nie jest to ktoś, kto koncentruje się na naliczaniu wynagrodzeń, rozliczaniu czasu pracy, ocenianiu pracowników czy poszukiwaniu talentów w organizacji. To osoba, która posiada wiedzę o zarządzaniu zasobami ludzkimi, ale także wspiera rozwój strategii firmy, podpowiadając konkretne rozwiązania ze styku HR i biznesu.

Według ekspertów procesowe narzędzia IT, np. systemy ERP, pomagają w ułożeniu schematu działań, który w odniesieniu do adaptacji pracownika będzie najbardziej optymalny i skuteczny. Są one też bardzo „przyjazne” dla pracowników i pozwalają na budowanie świadomości, w jaki sposób ich praca przekłada się na rezultat wypracowywany przez całą organizację. Użytkownik wie, kiedy i w którym momencie powinien zrealizować swoje zadania i ma informacje na temat tego, kto będzie zajmował się kontynuacją procesu, a także kto był odpowiedzialny za wcześniejsze w procesie czynności.

Od czego zależy sukces HR Business Partnera?

Zarządzanie kapitałem ludzkim ma ogromne znaczenie i ta świadomość — zarówno wśród samych HR-owców, jak i osób zarządzających — wciąż rośnie. Dlatego HR Business Partner staje się jedną z kluczowych osób w organizacji.

Szefowie firm coraz chętniej wspierają się wiedzą i doświadczeniem ekspertów z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, w kontekście nie tylko „tradycyjnego” HR-u, ale także wszystkich procesów związanych z funkcjonowaniem pracownika w organizacji. Od czego zatem zależy sukces HR Business Partnera? Elementów mających wpływ na efektywność jego pracy jest wiele, ale warto tu wymieć te, które stanowią podstawę sukcesu. Jednym z kluczowych czynników jest tu z pewnością dobre wprowadzenie takiej osoby do organizacji, czyli odpowiednie poinformowanie managerów i pracowników o tym, czym dana osoba będzie się zajmować i jakie będą korzyści z kompetencji wnoszonych przez nią do organizacji. Ponadto ważne jest realne wsparcie takiej osoby przez zarząd — nie tylko poprzez dostarczenie jej wyczerpujących informacji o organizacji, ale także odpowiednie przeprowadzenie w organizacji zmiany związanej z wprowadzeniem do niej roli HR Business Partnera. I wreszcie należy też pamiętać o dostarczeniu nowoczesnych narzędzi — najlepiej takich, które odzwierciedlają sposób działania organizacji, przez co dostarczają szybkiej i wyczerpującej informacji o sposobie realizacji i efektywności przebiegu procesów biznesowych.

Czytaj też: Status quo to wyrok dla firmy 

 

Materiał partnera — Macrologic SA