19.06.2017

Zarządzanie procesowe w organizacji — od kreacji do implementacji

Ogólnopolska Konferencja Naukowa na temat procesowości już za nami.

24 maja br. zakończyła się ogólnopolska konferencja poświęcona zagadnieniom  procesowości w zarządzaniu, podczas której teoretycy i praktycy połączyli siły, by dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem na temat warunków niezbędnych do prawidłowego wdrożenia zarządzania procesowego. Choć w wielu kwestiach zdania panelistów, a także uczestników konferencji, różniły się, to w jednej były zgodne: warto przemodelować sposób zarządzania organizacją na procesowy, bo jest on dużo bliższy potrzebom współczesnych organizacji. Takie przedsięwzięcie wymaga jednak sporej dyscypliny i pełnego zaangażowania ze strony członków procesu. To element ludzki stoi bowiem często na przeszkodzie prawidłowej implementacji takiego wdrożenia.

Do niedawna nie można było zmierzyć procesów. Teraz mamy narzędzia, takie jak systemy ERP, które pozwalają nam to zrobić. Dzięki temu możemy lepiej oceniać efektywność naszych działań i w namacalny sposób przekonywać zarządy, a także samych pracowników, że warto stale rozwijać taki model zarządczy

Pod koniec maja w warszawskiej Wyższej Szkole Finansów i Zarządzania odbyła się konferencja Zarządzanie procesowe. Od kreacji do implementacji projektu. Podczas tego spotkania zgromadzeni eksperci — przedstawiciele środowiska biznesowego i akademickiego — dyskutowali na temat modeli kierowania organizacją, wymieniając teorię z praktyką biznesową.

Pracownicy fundamentem wdrożenia

Jednym z głównych tematów podjętych przez uczestników wydarzenia była kwestia barier i najczęstszych błędów popełnianych przez organizacje przy wdrażaniu procesowego modelu zarządzania. Podczas panelu Zarządzanie Procesowe Z Perspektywy Praktyków I Ekspertów, Adrianna Dębska-Gil z Process Renewal Group Polska zwróciła na kluczowy w jej opinii aspekt ludzki. Według ekspertki zarządzanie procesowe nie przyniesie spodziewanych korzyści, jeśli spotka się z wewnętrznym oporem pracowników, którzy nie będą rozumieli, czemu ono ma służyć. — Zarządzanie procesowe we wstępnej fazie jest obietnicą. Pracownicy nie wiedzą na początku, czym ono jest. Jeśli nie uszanuje się pracy ludzi, to się ich straci na zawsze — mówiła, podkreślając potrzebę podmiotowego, a nie przedmiotowego podejścia do członków procesu.

Zdaniem ekspertki często spotykaną barierą wprowadzenia zarządzania procesowego jest też brak zaangażowania w ten proces zarządów. Dzieje się tak często wtedy, gdy zarząd zleca wdrożenie zarządzania procesowego np. po to, by uzyskać dla firmy akredytację ISO, zamiast upatrywać w tym dla firmy szansę biznesową. Na ten sam element zwrócił uwagę dr Andrzej Bogusz z firmy AB CONSULT, będący także felietonistą naszego portalu. Jego zdaniem lista błędów związanych z wdrażaniem zarządzania opartego o procesy ciągle się poszerza. Oprócz braku zaangażowania zarządu podkreślił on także konieczność przełamania silosowości. — Warto zastosować podejście horyzontalne, które jest kompletnym przeciwieństwem silosowości. W takim modelu analizujemy bieżącą działalność przedsiębiorstwa poprzez pryzmat procesów, niezależnie w jakim dziale zachodzą — podkreślał.

Wśród innych zagrożeń prelegenci wskazywali popadanie w skrajności w trakcie wdrażania, przykładanie mniejszej wagi do wdrożenia lub oczekiwanie efektów od razu. Wymieniali także brak narzędzi kontroli wdrożenia (np. regularne audyty) lub zbyt akademickie podejście do implementacji takiego modelu zarządzania.

Świadomość procesów rośnie

 procesowości, choć w bardzo uproszczonej wersji. Opisują oni bieżące funkcjonowanie firmy, czyli zachodzące w niej procesy, bez ich definiowania.W trakcie panelu eksperci dzielili się swoim doświadczeniami we wdrażaniu systemów IT opartych na procesowości. Przemysław Plecka, szef projektu w Macrologic SA — firmie, która stworzyła pierwszy polski procesowy system ERP Macrologic Merit, — zauważył, że klienci bardzo często w rozmowie podkreślają aspekty.

Do niedawna nie można było zmierzyć procesów. Teraz mamy narzędzia, takie jak systemy ERP, które pozwalają nam to zrobić. Dzięki temu możemy lepiej oceniać efektywność naszych działań i w namacalny sposób przekonywać zarządy, a także samych pracowników, że warto stale rozwijać taki model zarządczy — podkreślał ekspert.

Co istotne, według Przemysława Plecki nie jest trudno zrozumieć procesy, bo są one naturalną częścią każdego działania. — Procesy w gruncie rzeczy są bardzo podobne do siebie, niezależnie od firmy. Mogą one różnić się nazwami. Większość pracowników nie musi znać na pamięć procesów — musi mieć listę zadań do wykonaniu i świadomość, że może sprawdzić, w którym momencie procesu się znajduje, kto jaką czynność wykonał wcześniej oraz kto jest odpowiedzialny za kolejny etap. To największa zaleta systemów opartych na horyzontalnym spojrzeniu — wyjaśniał.

Eksperci byli zgodni, że implementacja procesowego modelu zarządzania może przynieść wymierne korzyści. Zdecydowanie lepiej odzwierciedla on bowiem funkcjonowanie organizacji. W rezultacie prowadzi do zwiększenia efektywności i wymiernych zysków. O sukcesie wdrożenia decyduje jednak wiele czynników — od zaangażowania pracowników i zarządu, poprawnego zbadania i zdefiniowania realnych potrzeb, aż po monitorowanie efektów. Bez tych elementów czas trwania procesu może się znacznie wydłużyć, a wraz z nim rosnąć będą koszty lub spadać zyski firmy.

Portal Organizacjahoryzontalna.pl objął patronat medialny nad wydarzeniem.

redakcja@organizacjahoryzontalna.pl