06.12.2016

Zarządzanie szkoleniami wesprzyj narzędziami IT

Zorganizowanie szkolenia dla firmy nie ogranicza się jedynie do wyboru tematyki, miejsca czy daty. Jeżeli zależy nam na rzeczywistym podnoszeniu kwalifikacji oraz na tym, by szkolenia były odpowiedzią na aspiracje naszych pracowników, warto monitorować zapotrzebowania personelu oraz mierzyć efektywność zrealizowanych szkoleń. 

Niezwykle przydatne okazują się do tego narzędzia informatyczne.

W procesie zarządzania szkoleniami już na etapie samego planowania trzeba uwzględnić kwestie organizacyjne oraz budżetowe. Obszar szkoleń składa się z następujących procesów:

  • przygotowanie planu szkoleń,
  • organizacja szkolenia na podstawie zapotrzebowania (przygotowanie szkolenia),
  • organizacja szkolenia na podstawie planu szkoleń (przygotowanie szkolenia),
  • szkolenia adaptacyjne,
  • ocena i badanie efektywności szkoleń.

Przygotowanie planu szkoleń pozwala na zaplanowanie działań związanych ze szkoleniami na cały okres budżetowy. Plany szkoleniowe mogą uwzględniać:

  • liczbę szkoleń dla konkretnych działów (z uwzględnieniem tematyki szkoleń),
  • wartości finansowe dla poszczególnych działów lub zakresów szkoleń,
  • kategorie szkoleń (szkolenia okresowe, podstawowe, stanowiskowe czy działania rozwojowe),
  • dowolny okres planowania (od miesiąca do roku).

Plany szkoleniowe mogą być tworzone w dwóch ujęciach: w odniesieniu do potrzeb  szkoleniowych danej organizacji oraz na potrzeby budżetowania. Wśród podstawowych potrzeb organizacji są np. szkolenia okresowe czy wdrożeniowe.

Dobrze sprofilowane narzędzia IT pozwalają zebrać informacje od strony finansowej i organizacyjnej w jednym miejscu, odpowiednio wesprzeć planowanie szkoleń, a także zbadać później poziom ich realizacji.

Często zdarza się, że w efekcie ocen okresowych firma decyduje się na rozszerzenie oferty kierowanej do pracowników o szkolenia rozwojowe, które wynikają z aspiracji i potrzeb pracowników. Konieczność dodatkowych szkoleń może też mieć związek ze zmieniającymi się potrzebami firmy — np. przy zmianie profilu organizacyjnego lub wprowadzeniu nowych technologii czy maszyn produkcyjnych. W takim przypadku trzeba przecież zapewnić pracownikom możliwość uzyskania odpowiednich kwalifikacji.

Dlatego dobry plan szkoleń powinien uwzględniać informacje o potrzebach i planach szkoleniowych wynikających z:

  • zaplanowanych działań rozwojowych, określonych na etapie oceny okresowej,
  • szkoleń terminowych, wymagających odnowienia,
  • niezrealizowanych szkoleń w poprzednich okresach,
  • planów zatrudnienia,
  • zgłoszeń, jakie napływają od kierowników działów,
  • potrzeb bieżących.

Wszystkie źródła potrzeb szkoleniowych powinny być ujęte w strukturze planu szkoleń, po to by w łatwy sposób można było podzielić środki finansowe pomiędzy wprowadzone pozycje.

Schemat planowania szkolenia może wyglądać następująco:

Proces zarządzania szkoleniami warto wesprzeć narzędziami IT

Narzędzia informatyczne ułatwiają pracę nad planem szkoleń nie tylko działowi HR. Są pomocne dla całej organizacji — mogą przypominać  pracownikom o terminie szkoleń, zmianach lub umożliwiać zgłaszanie „on-line” własnych potrzeb.

Dobrze sprofilowane narzędzia IT pozwalają zebrać informacje od strony finansowej i organizacyjnej w jednym miejscu, odpowiednio wesprzeć planowanie szkoleń, a także zbadać później poziom ich realizacji. Efektem procesu powinno być bowiem zgromadzenie danych do analizy efektywności oraz oceny przeprowadzonych szkoleń.

Prostą metodą do oceny szkolenia są ankiety wypełniane przez uczestników, którzy określają w niej, na ile dane szkolenie było dla nich przydatne. Z kolei przełożeni mogą sprawdzić, w jakim stopniu przyswojona wiedza została wykorzystywana w pracy przez przeszkolonych pracowników.

Ankiety mają bardzo duże znaczenie dla firmy, bo pozwalają w sprawny sposób wyciągnąć następujące wnioski: czy szkolenie ma zasadność dla organizacji, czy dany dostawca jest warty tego, żeby nawiązać z nim długofalową współpracę. Warto też zmierzyć, czy poniesione koszty za szkolenie są adekwatne do wyników pracy osób przeszkolonych i na ile te wyniki poprawiły się w efekcie przeprowadzonych szkoleń.

Czytaj też: Macrologic Merit, czyli nowa perspektywa zarządzania >>>

Monika Grabowska 

Brand manager w obszarze rozwiązań HR w Macrologic SA. Ekspert z wieloletnim doświadczeniem w sprzedaży i realizacji projektów HR. W spółce odpowiedzialna za rozwój produktów z linii zarządzania kapitałem ludzkim.