02.08.2017

Elektroniczny obieg dokumentów: podejmij wyzwanie, bo jest tego warte

Wnioski z konferencji Summit EOIF GigaCon 2017

Podczas konferencji Summit EOIF GigaCon 2017 „Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie”, która miała miejsce w dniach 26-27 lipca br. eksperci dzielili się doświadczeniami z realizowanych przez siebie wdrożeń. Choć reprezentowali bardzo różne branże i sektory — od prywatnego bankowego, po publiczną służbę zdrowia — obserwacje mieli podobne. Wdrożenia tego typu nie należą do prostych, wymagają dobrego zrozumienia specyfiki funkcjonowania danej organizacji, ale przede wszystkim pokonania oporu przed „nowym”. Warto jednak im stawić czoła, ponieważ odejście od tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów to szansa na wprowadzenie swojej organizacji na wyższy poziom i konkretne oszczędności. Portal Organizacja Horyzontalna był patronem medialnym konferencji.

Synchronizacja pracy oddziałów, eliminacja problemu zaginionych dokumentów i… cięcie kosztów!

Jestem układaczem klocków elektronicznego obiegu dokumentów — mówi o sobie Tomasz Leszczyński, ekspert, który na swoim koncie ma niezwykle udane wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów dla Banku Spółdzielczego w Sztumie. Sądząc po efektach tego wdrożenia, jest to niepotrzebna skromność, jednak z pewnością w stwierdzeniu tym jest też sporo prawdy. Bank Spółdzielczy w Sztumie zatrudnia bowiem 150 osób zatrudnionych w łącznie 19 placówkach. Uczestniczą one w wielu procesach istotnych z punktu widzenia efektywności operacyjnej banku. Leszczyński stanął przed wyzwaniem, jakim było zmapowanie tych procesów i ułożenie ich w ciągi wzajemnych zależności, bo bez tego etapu niemożliwe byłoby odejście od papierowego obiegu dokumentacji. Prace nad wdrożeniem rozpoczęto w 2013 roku. Celem było przede wszystkim usprawnienie komunikacji pomiędzy centralą a 19 placówkami rozrzuconymi w różnych lokalizacjach, ale także ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem i przesyłaniem dokumentów np. przez kuriera. Cele te w pełni udało się zrealizować. — Zaletą systemu, który stworzyliśmy było pełne uporządkowanie dokumentacji w organizacji, co eliminuje sytuacje, w których dokumenty mogą zaginąć — tłumaczy Leszczyński i dodaje: — System umożliwił także uzyskanie łatwego i szybkiego dostępu do dokumentacji, a na dodatek osoby zarządzające przedsiębiorstwem zawsze mają „pod ręką” aktualne dokumenty.

Wbrew powszechnym przekonaniom zadanie tworzenia schematu blokowego nie powinno spoczywać tylko na informatyku, lecz na osobach, które znają specyfikę poszczególnych procesów w organizacji.

Wdrożony w Banku Spółdzielczym w Sztumie elektroniczny obieg dokumentów dodatkowo pozwolił na większą kontrolę i planowanie działań sprzedażowych, np. związanych z konkretnymi produktami bankowymi. Dziś przełożony w każdej chwili może zweryfikować, jakie wyniki sprzedaży mają konkretni handlowcy i podjąć odpowiednie działania. System przyniósł także realne oszczędności. Wprowadzenie w procesie dodatkowej „bramki” w postaci konieczności akceptacji wydatków na materiały eksploatacyjne przez przełożonego sprawił, że pracownicy zaczęli być bardziej oszczędni. 

Na to, że tego typu oszczędności nie są przypadkiem odosobnionym wskazuje także doświadczenie Mateusza Macierzyńskiego z firmy Konica Minolta Business Solutions Polska. — Elektroniczny obieg informacji u jednego z naszych klientów przyniósł wymierną korzyść, tzn. 30 proc. oszczędności na różnych etapach działalności firmy.

Funkcjonalność systemu to podstawa

Prelegenci zgodnie wskazywali także na inny istotny aspekt każdego elektronicznego obiegu dokumentów. Podkreślali, że już na etapie samego wdrożenia warto zadbać o funkcjonalność wybranego systemu. Ważne jest też to, kto będzie „układaczem procesowych klocków”. Wbrew powszechnym przekonaniom zadanie tworzenia schematu blokowego nie powinno spoczywać tylko na informatyku, lecz na osobach, które znają specyfikę poszczególnych procesów w organizacji.

 „Nie da się. Robimy tak od zawsze”

Sprawne funkcjonowanie organizacji wymaga koordynacji i pracy wielu osób. Dlatego chcąc, aby pracownicy czuli się częścią tej zmiany, a co za tym idzie, chcieli korzystać z systemu elektronicznego obiegu informacji, powinniśmy iść w kierunku partycypacji. W praktyce oznacza to włączenie ludzi w proces wdrożenia, a także wykorzystywania ich zaangażowania i wiedzy.

Wśród prelegentów omawiających trudności we wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów jak bumerang powracała jedna, bardzo istotna kwestia: główną barierą dla tego typu wdrożeń jest sam człowiek i jego niechęć do zmiany. Jak tłumaczy Krzysztof Szmigielski, odpowiedzialny za wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Szpitalu Wolskim: — Wdrożenie w organizacji elektronicznego obiegu dokumentów bardzo często wiąże się z tzw. iluzją większej ilości pracy. Iluzję powoduje szybsze spływanie dokumentów. W rzeczywistości jednak po dość trudnym okresie przestawienia się na nowy system pracy ilość pracy może spaść, a z pewnością poprawi się jej organizacja.

Z powyższym poglądem zgadza się Tomasz Leszczyński i tłumaczy: — „Nie da się”, „robimy tak od zawsze” — to słowa, które towarzyszyły mi codziennie od czasu rozpoczęcia wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w Banku Spółdzielczym w Sztumie. To dlatego tak istotne jest, aby we wdrożenie zaangażować zarówno zarząd, który da dobry przykład, ale także liderów opinii wśród pracowników.

Jak sprawić, żeby ludzie z własnej nieprzymuszonej woli chcieli korzystać z elektronicznego obiegu informacji? Na to pytanie podczas swojego wystąpienia próbował odpowiedzieć także Wiesław Grabowski ze Szkoły Zarządzania Zmianą: — Sprawne funkcjonowanie organizacji wymaga koordynacji i pracy wielu osób. Dlatego chcąc, aby pracownicy czuli się częścią tej zmiany, a co za tym idzie, chcieli korzystać z systemu elektronicznego obiegu informacji, powinniśmy iść w kierunku partycypacji. W praktyce oznacza to włączenie ludzi w proces wdrożenia, a także wykorzystywania ich zaangażowania i wiedzy.

redakcja@organizacjahoryzontalna.pl