04.10.2017

Chcesz widzieć więcej i zwiększać zyski? Inwestuj w narzędzia IT spójrz na firmę z „lotu ptaka”!

Wnioski z konferencji IT Future Expo

Jesteś przedsiębiorcą i zależy ci na utrzymaniu wysokich zysków z prowadzonej działalności? Zwróć uwagę na to, czy prowadzisz biznes w sposób efektywny. By móc to ocenić w sposób obiektywny, niezbędne są nowoczesne narzędzi IT. Dzięki nim możliwe jest nie tylko zidentyfikowanie obszarów wymagających poprawy, ale także weryfikacja, czy wdrożone zmiany przekładają się na realne zyski.

Piąta edycja targów informatycznych na stadionie PGE Narodowym zgromadziła szerokie grono odbiorców z różnych branż. W kongresie uczestniczyli zarówno ludzie świata nauki, jak i biznesu, reprezentujący najbardziej kluczowe przedsiębiorstwa w Polsce.

Każda organizacja w naturalny sposób opiera się na działach funkcjonujących zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Jeśli jednak firma rośnie, rozrastają się też poszczególne departamenty. Przybywa również osób pracujących w każdym dziale, podobnie jak zadań do realizacji. 

Po pierwsze: edukacja

Chęć szybkiego wdrożenia zmian w organizacji lub też nowych produktów i projektów, a także chęć poprawy efektywności pracy oraz rozwój własnych zasobów — to główne powody, na które wskazywali uczestnicy spotkania, mówiąc o swoim zainteresowaniu nowymi narzędziami IT. Inwestycja w nie to jednak dopiero początek. Kluczowe jest bowiem to, by zadbać o edukację swoich zespołów w zakresie korzystania z narzędzi IT.

— Edukację IT należy traktować jako inwestycję dla przedsiębiorstwa — przekonywał podczas konferencji Mikołaj Demko, dyrektor projektu „Portal Słuchacza” w Altkom Akademia S.A. Podkreślał także, że pracownicy będą otwarci na nową wiedzę, o ile będą widzieć w narzędziach IT realną szansę na usprawnienie swojej pracy. Zwiększenie swoich kompetencji w zakresie nowoczesnych narzędzi IT mogą też postrzegać jako drogę do awansu lub znalezienia lepszej pracy, ale przede wszystkim do tego, by stać się dobrym specjalistą w swojej branży.

Po drugie: zmiana perspektywy spojrzenia na organizację

Grzegorz Ząbkiewicz z firmy Macrologic zachęcał z kolei do tego, by efektywność operacyjną przedsiębiorstwa zwiększać poprzez zmianę perspektywy.

— Każda organizacja w naturalny sposób opiera się na działach funkcjonujących zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Jeśli jednak firma rośnie, rozrastają się też poszczególne departamenty. Przybywa również osób pracujących w każdym dziale, podobnie jak zadań do realizacji. Wraz z powiększającymi się działami, zaczynają się pojawiać bariery komunikacyjne pomiędzy nimi. A jeśli mamy do czynienia z barierami komunikacyjnymi wewnątrz firmy, to niestety mamy też problem z tym, aby firma dynamicznie adaptowała się do zmian, które wymusza szachownica rynkowa — tłumaczył ekspert Macrologic.

Do eliminacji barier komunikacyjnych niezbędna jest zmiana perspektywy — z wertykalnej na horyzontalną. Patrząc na firmę „z lotu ptaka”, można zobaczyć, co tak naprawdę się w niej dzieje i skutecznie usuwać bariery komunikacyjne.

W całościowym spojrzeniu na firmę pomocne są procesowe systemy ERP, takie jak np. Macrologic Merit. Ten pierwszy polski procesowy system do zarządzania firmą usprawnia komunikację przebiegającą w firmie horyzontalnie, czyli zgodnie z procesami biznesowymi. Dzięki niemu dużo szybciej można wdrożyć do pracy nową osobę lub przeprowadzić w firmie zmianę organizacyjną, której celem jest poprawa efektywności. Jest to oprogramowanie, które zmienia się wraz z działaniem firmy. A jak podkreślali Mateusz Rychlik i Paweł Kozłowski z MWT Solutions, na rynku rzadko zdarzają się takie systemy, które wszystkie działy wspierają komplementarnie.

Wraz z powiększającymi się działami, zaczynają się pojawiać bariery komunikacyjne pomiędzy nimi. A jeśli mamy do czynienia z barierami komunikacyjnymi wewnątrz firmy, to niestety mamy też problem z tym, aby firma dynamicznie adaptowała się do zmian, które wymusza szachownica rynkowa.

Po trzecie: automatyzacja procesów biznesowych

Prelegenci wskazywali także na potrzebę udoskonalania przepływu informacji pomiędzy rozmaitymi podmiotami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. Na temat automatyzacji procesów biznesowych, a dokładniej systemu workflow (ang. „przepływ pracy”) w organizacji mówił Maciej Jeruzal odpowiedzialny za wdrożenie, rozwój i aktualizację procesów w Banku Gospodarstwa Krajowego.

— Wdrożenie workflow zapewnia nam standaryzację procesów, podnosi efektywność i bezpieczeństwo, daje możliwość efektywnych zmian oraz czyni organizację konkurencyjną. To właśnie standaryzacja procesów poprawia komunikację pomiędzy pracownikami. Dodatkowo widoczna jest też automatyzacja pracy, a co za tym idzie, możliwość wprowadzania pewnego rodzaju mechanizmów w zarządzaniu systemem oraz realizacja większej liczby zadań w tym samym czasie. Chodzi więc tutaj o automatyzację i optymalizację wykonywanych czynności — tłumaczył ekspert BGK.

Systemy i procesy to ciągła zmiana, ciągłe usprawnianie i ciągła optymalizacja. Workflow pozwala na elastyczne dostosowywanie się zarówno do wewnętrznych, jak i zewnętrznych zmian. Zwiększa także bezpieczeństwo pracy, bo daje większą możliwość kontroli danych i dokumentów, oraz zakres informacji zarządczej dotyczącej poszczególnych produktów i danych mówiących o czasie i jakości obsługi. Rozwiązanie informatyczne zapewnia też monitoring całego przebiegu procesu, dzięki czemu możemy obserwować i analizować proces biznesowy, a co najważniejsze identyfikować „wąskie gardła”, czyli zastoje, by jak najszybciej je usunąć.

Uczestnicy konferencji IT Future Expo podkreślali zgodnie, że sprawne i efektywne zarzadzanie firmą oraz wybór odpowiedniego oprogramowania dopasowanego do potrzeb organizacji to klucz do sukcesu firmy. Są to niezbędne czynniki do stania się liderem rynku.

redakcja@organizacjahoryzontalna.pl